Czeski NIP sprawdzenie firmy czeskiej po numerze DIČ

Czeski NIP, DIČ i IČO, czyli który numer sprawdzić

Nowy odbiorca z Ostrawy albo Brna przysyła zamówienie, a w stopce maila ma dwa numery: IČO i DIČ. Polski handlowiec szuka „czeskiego NIP”, bo tak nazywa numer podatkowy u nas. W Czechach rolę naszego NIP pełni DIČ (daňové identifikační číslo). Z przedrostkiem CZ jest to jednocześnie numer VAT UE, który decyduje o stawce 0% przy dostawie wewnątrzwspólnotowej i o odwrotnym obciążeniu przy usługach. IČO (identifikační číslo osoby) to numer firmy w rejestrach, bliższy naszemu REGON.

Przy spółce s.r.o. albo a.s. cyfry DIČ i IČO są zwykle identyczne, więc numer z faktury łatwo zamienić na zapytanie w ARES. Przy osobie fizycznej numery się różnią, a DIČ powstaje z jej numeru urodzenia. Jeśli odbiorca podał 8 cyfr bez przedrostka, poproś o potwierdzenie, że jest płatnikiem VAT, zanim wystawisz fakturę ze stawką 0%. Samo IČO oznacza tylko, że firma istnieje, a nie że jest zarejestrowana do transakcji w Unii.

Czeski NIP jak sprawdzić krok po kroku

1. Wybierz kraj Czechy i wpisz cyfry. Przedrostek CZ możesz wpisać albo pominąć. Spacje, kropki i myślniki usuwamy sami, więc numer skopiowany ze stopki maila zadziała bez poprawek.
2. Odczytaj status, nazwę i adres. Ważny oznacza, że czeski urząd zarejestrował podatnika do transakcji wewnątrzwspólnotowych w chwili zapytania. Czechy podają w odpowiedzi nazwę i adres firmy, więc od razu porównasz je z zamówieniem.
3. Zapisz potwierdzenie. Po zalogowaniu każde sprawdzenie trafia do archiwum z datą, godziną i numerem konsultacji, jeśli w ustawieniach konta podasz numer VAT swojej firmy. Ten dokument pokazujesz przy kontroli dostaw do Czech.
4. Przy nowym odbiorcy sprawdź rejestry czeskie. W ARES po numerze IČO zobaczysz, od kiedy firma działa i gdzie ma siedzibę, a w rejestrze handlowym jej zarząd i kapitał. Przy większym zamówieniu na kredyt kupiecki zajrzyj też do rejestru niewypłacalności (insolvenční rejstřík).

Dla nowego odbiorcy cała procedura zajmuje kilka minut. Dla stałego, któremu wysyłasz towar co tydzień, powtarzanie kroku 1 przed każdą fakturą przestaje mieć sens i wtedy lepiej dodać go do monitoringu kontrahentów, który sprawdza numer każdej nocy.

Czeski NIP wyszukiwarka a rejestry czeskie

Wpisując „czeski NIP wyszukiwarka”, większość osób chce jednego: potwierdzić, że numer z faktury należy do firmy, z którą rozmawia. Czeska administracja ma kilka publicznych rejestrów, ale każdy odpowiada na inne pytanie i żaden nie zachowa dla Ciebie dowodu z dnia dostawy.

Rejestry czeskie są po czesku, a ich wyniki trzeba samodzielnie zapisać zrzutem ekranu. Sprawdzenie statusu VAT UE robimy w tym samym rejestrze, z którego korzysta publiczny formularz Komisji Europejskiej, ale wynik od razu ląduje w archiwum konta jako PDF z datą i godziną. Powiązania czeskiej firmy z polskimi spółkami, czyli córki, oddziały i wspólników w polskim KRS, pokazujemy w raporcie o kontrahencie, a pełną listę polskich spółek z czeskim kapitałem znajdziesz na stronie firmy z Czech w Polsce.

Sprawdzenie czeskiej firmy przed pierwszą dostawą

Czechy są jednym z największych odbiorców polskiego eksportu, a bliskość granicy sprawia, że dużo zamówień przychodzi od firm, których nikt w Polsce wcześniej nie znał. Przy przedpłacie wystarczy ważny numer i zgodna nazwa. Przy terminie 30 lub 60 dni warto wiedzieć więcej, zanim ciężarówka wyjedzie z magazynu.

• Nazwa z rejestru VAT zgadza się z zamówieniem. Czechy podają nazwę w odpowiedzi rejestru, więc rozbieżność widać od razu. Uważaj na zamówienia z adresu mailowego w darmowej domenie, gdy rejestr pokazuje znaną spółkę z własną stroną.
• Adres dostawy pasuje do siedziby albo znanego magazynu. Dostawa „do Czech” rozładowana w innym kraju to częsty schemat wyłudzeń przy stawce 0%.
• Firma działa dłużej niż kilka miesięcy. Datę powstania pokaże ARES po numerze IČO. Spółka sprzed miesiąca z dużym pierwszym zamówieniem na kredyt to sygnał, żeby poprosić o przedpłatę.
• Brak statusu nespolehlivý plátce. Ten status nie zmienia Twojej stawki VAT, ale mówi, że czeski urząd ma z firmą poważny problem.

Weryfikacja czeskiego kontrahenta przy stałej współpracy

Status numeru liczy się w dniu każdej dostawy, a nie w dniu podpisania umowy. Czeski odbiorca ważny w styczniu mógł w maju wyrejestrować się z VAT, wejść w likwidację albo zostać wykreślony decyzją urzędu. Przy stałych dostawach masz dwie drogi: sprawdzać każdy numer przed każdą fakturą albo dodać odbiorców do listy, którą sprawdzamy codziennie.

Monitoring działa tak: dodajesz numery pojedynczo albo wgrywasz plik z programu fakturującego, a my sprawdzamy całą listę w nocy w rejestrach krajów kontrahentów. Każde sprawdzenie zapisujemy jako osobne potwierdzenie, więc przy kontroli za kilka lat znajdziesz dokument z dnia konkretnej dostawy. Gdy status odbiorcy zmieni się na nieważny, dostajesz mail rano, zanim ktoś wystawi kolejną fakturę ze stawką 0%. Przy kilkuset odbiorcach z różnych krajów pomaga masowa weryfikacja VAT UE z pliku, a odbiorców z Niemiec opisujemy osobno na stronie sprawdzenie firmy niemieckiej, bo tamten rejestr nie podaje nazwy firmy.

Kto najczęściej sprawdza czeskie firmy

• Producenci i hurtownie z południa Polski wysyłający towar do Czech ciężarówką na drugi dzień, dla których stawka 0% przy WDT to realna kwota VAT co miesiąc.
• Firmy transportowe fakturujące czeskich zleceniodawców, które muszą ustalić, czy usługa jest opodatkowana w kraju nabywcy.
• Biura rachunkowe obsługujące eksporterów z pogranicza, z osobną teczką kontrahentów dla każdego klienta. Więcej na stronie weryfikacja kontrahentów dla biura rachunkowego.
• Firmy usługowe z branży IT, montażu i budowlanki, wystawiające faktury z odwrotnym obciążeniem dla czeskich firm.

Publiczny formularz czy monitoring z archiwum

Publiczna wyszukiwarka Komisji Europejskiej sprawdzi czeski numer tak samo jak my, bo oba zapytania trafiają do tego samego rejestru. Różnica dotyczy tego, co zostaje po sprawdzeniu i czy ktoś pamięta, żeby je powtórzyć.

Przy dwóch czeskich odbiorcach i kilku dostawach w roku publiczny formularz i folder ze zrzutami wystarczą. Gdy odbiorców jest kilkudziesięciu, a towar jedzie co tydzień, jedna zakwestionowana dostawa kosztuje więcej niż roczny abonament. Plany porównasz w cenniku, a o samym dowodzie piszemy na stronie potwierdzenie numeru VAT VIES.