Co dzieje się po wpisaniu numeru
Numer VAT UE nie trafia do jednej wspólnej bazy całej Unii. Każde państwo prowadzi własny rejestr podatników, a system VIES Komisji Europejskiej działa jak pośrednik: przyjmuje pytanie, przekazuje je do administracji kraju, który nadał numer, i odsyła odpowiedź. Dlatego to, co widzisz w wyniku, zależy od dwóch rzeczy naraz. Pierwsza to stan numeru w rejestrze kraju nabywcy. Druga to zakres danych, który ten kraj zgodził się udostępniać innym państwom.
W BiznesmeniEU wybierasz kraj, wpisujesz numer i dostajesz wynik z datą i godziną. Zanim zapytanie w ogóle wyjdzie, sprawdzamy, czy zapis pasuje do wzoru numerów danego kraju. Jeżeli nie pasuje, od razu dostajesz status złego formatu i wiesz, że trzeba poprawić znak, a nie dzwonić do kontrahenta z pytaniem o rejestrację. Jeżeli pasuje, sprawdzamy numer w rejestrze kraju nabywcy i zapisujemy odpowiedź.
Cztery statusy i ich znaczenie
Każdy wynik kończy się jednym z czterech statusów. Dwa z nich są rozstrzygające, dwa mówią, że rozstrzygnięcia jeszcze nie ma. Różnica jest istotna, bo tylko status rozstrzygający nadaje się na dowód w dokumentacji transakcji.
| Status | Co oznacza | Czy rozstrzyga | Co robisz dalej |
|---|---|---|---|
| ważny | Numer jest aktywny w rejestrze kraju nabywcy w chwili zapytania | tak | Porównujesz nazwę i adres z dokumentami, zachowujesz potwierdzenie przy fakturze |
| nieważny | Rejestr nie zna numeru albo numer nie jest aktywny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych | tak | Wstrzymujesz fakturę ze stawką 0% lub odwrotnym obciążeniem i prosisz kontrahenta o wyjaśnienie |
| rejestr kraju chwilowo nie odpowiada | System podatkowy państwa nie udzielił odpowiedzi w chwili zapytania | nie | Czekasz na ponowienie, nie traktujesz numeru ani jako ważnego, ani jako nieważnego |
| zły format | Zapis nie pasuje do wzoru numerów wybranego kraju | nie | Poprawiasz znak, prefiks albo kraj i sprawdzasz ponownie |
Status ważny dotyczy wyłącznie chwili zapytania. Nie mówi, od kiedy numer jest aktywny, i nie gwarantuje, że będzie aktywny jutro. Status nieważny bywa z kolei skutkiem świeżej rejestracji: część administracji wpisuje nową firmę do rejestru dla transakcji unijnych z opóźnieniem. W obu przypadkach liczy się data, przy której sprawdzenie zrobiono, dlatego zapisujemy ją z dokładnością do sekundy.
Warto też pamiętać, że status nieważny nie zawsze znaczy, że firma nie płaci VAT u siebie. W wielu państwach podatnik krajowy i podatnik uprawniony do transakcji wewnątrzwspólnotowych to dwa osobne wpisy. Firma może rozliczać VAT w swoim kraju od lat, a mimo to nie mieć numeru aktywnego dla sprzedaży i zakupów między krajami Unii. Dla Ciebie jako sprzedawcy liczy się ten drugi wpis, bo to on otwiera drogę do stawki 0% i odwrotnego obciążenia.
Dlaczego część krajów nie podaje nazwy i adresu
Odpowiedź z rejestru może zawierać nazwę i adres firmy, ale nie musi. O tym decyduje państwo, które nadało numer, a nie pytający. Niemcy co do zasady odpowiadają wyłącznie, czy numer jest ważny, bez nazwy i adresu podatnika, dlatego przy odbiorcach z tego kraju opisujemy osobno, jak wygląda sprawdzenie firmy niemieckiej z porównaniem z rejestrem handlowym. Hiszpania także ogranicza zakres danych przekazywanych w odpowiedzi. W takich przypadkach wynik ma pusty wiersz nazwy z dopiskiem, że rejestr tego państwa jej nie udostępnia.
Pusty wiersz nie obniża wartości statusu. Numer z Niemiec ze statusem ważny jest tak samo ważny jak numer z Francji, przy którym widzisz pełną nazwę spółki. Zmienia się tylko to, jak potwierdzasz tożsamość kontrahenta. Gdy rejestr nie podaje nazwy, porównujesz numer z danymi z zamówienia, umowy, stopki maila i rejestru handlowego kraju. Warto zapisać w notatce do transakcji, skąd wiesz, że numer należy do firmy, która złożyła zamówienie.
Gdy nazwa i adres są podane, zwróć uwagę na ich zgodność z fakturą. Rejestry podają nazwę w pisowni urzędowej, często z formą prawną w języku kraju i bez polskich znaków w adresie. Drobna różnica w zapisie ulicy nie jest problemem. Inna nazwa firmy przy tym samym numerze jest już sygnałem, że numer może należeć do kogoś innego niż Twój kontrahent.
Przerwy w krajowych systemach
Rejestry poszczególnych państw mają okna serwisowe, przeciążenia i awarie, niezależne od siebie. Gdy rejestr jednego kraju nie działa, numery z pozostałych krajów sprawdzają się normalnie. Komisja Europejska publikuje informacje o dostępności krajowych systemów, ale z punktu widzenia wystawiającego fakturę najważniejsze jest jedno: brak odpowiedzi to nie jest odpowiedź.
Dlatego wynik ze statusem „rejestr kraju chwilowo nie odpowiada” zapisujemy uczciwie, jako brak rozstrzygnięcia, i ponawiamy sprawdzenie co pół godziny, przez mniej więcej dobę. Nie zgadujemy statusu z wcześniejszych wyników ani nie podstawiamy ostatniej znanej odpowiedzi. Gdy rejestr wróci, w archiwum pojawia się nowy wpis z właściwym statusem i nową godziną. Jeżeli wysyłka nie może czekać, możesz oprzeć się na sprawdzeniu z poprzedniego dnia roboczego, ale opisz w dokumentacji, dlaczego nowszego nie było, i powtórz sprawdzenie, gdy tylko rejestr odpowie.
Co robić przy każdym wyniku
Gdy numer jest ważny
Porównaj nazwę i adres z dokumentami, jeśli rejestr je podał. Zachowaj potwierdzenie razem z fakturą i dokumentami przewozowymi. Jeżeli sprzedajesz temu kontrahentowi regularnie, dodaj go do monitoringu, żeby zmiana statusu między fakturami nie umknęła.
Gdy numer jest nieważny
Nie wystawiaj faktury ze stawką 0% ani z adnotacją odwrotne obciążenie na podstawie tego numeru. Zapytaj kontrahenta, czy podał właściwy numer i czy jest zarejestrowany dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. Częsta przyczyna to podanie krajowego numeru podatkowego zamiast numeru VAT UE albo numer innej spółki z tej samej grupy. Gdy dostaniesz nowy numer, sprawdź go od początku.
Gdy rejestr nie odpowiada
Poczekaj na ponowienie. Jeśli termin wysyłki jest sztywny, zapisz w dokumentacji godzinę nieudanej próby i powtórz sprawdzenie najszybciej, jak się da. Nie traktuj braku odpowiedzi jako potwierdzenia.
Gdy format jest zły
Spacje, kropki i kreski skopiowane z dokumentu usuwamy sami, więc przyczyna leży gdzie indziej. Sprawdź prefiks kraju, liczbę znaków i to, czy w numerze nie ma litery O zamiast zera albo brakującej cyfry. Wzory numerów wszystkich krajów zebraliśmy na stronie NIP EU sprawdzenie. Jeżeli zapis jest poprawny, a kraj wybrałeś inny niż prefiks, zmień kraj.
Wynik w BiznesmeniEU krok po kroku
- Wybierasz jeden z 27 krajów Unii albo Irlandię Północną z kodem XI i wpisujesz numer bez prefiksu lub z prefiksem.
- Sprawdzamy zapis pod kątem wzoru numerów tego kraju. Zły format widzisz od razu, bez czekania na rejestr.
- Sprawdzamy numer w rejestrze kraju nabywcy i pokazujemy status, nazwę i adres, jeśli państwo je podaje, oraz datę i godzinę odpowiedzi.
- Jeżeli w ustawieniach konta wpisałeś numer VAT UE swojej firmy, wynik ma numer konsultacji. Jak go uzyskać i co daje, opisujemy na stronie potwierdzenie numeru VAT VIES.
- Wynik trafia do archiwum potwierdzeń PDF przypisanego do kontrahenta. Przy braku odpowiedzi rejestru ponawiamy sprawdzenie i dopisujemy wynik rozstrzygający.
Jeden wynik odpowiada na pytanie o dzisiejszą transakcję. Kontrahentów, którym wystawiasz faktury co miesiąc, warto mieć na liście, którą sprawdzamy co noc, o czym piszemy przy temacie weryfikacja kontrahenta. Pełny opis wymagań ustawy o VAT znajdziesz na stronie weryfikacja VAT UE, a formularz do pojedynczego numeru jest na stronie głównej: sprawdzenie VAT unijnego. Plany z archiwum i monitoringiem porównasz w cenniku.