Status numeru zmienia się między fakturami
Numer VAT UE nie jest nadawany raz na zawsze. Administracja podatkowa kraju kontrahenta może go wyrejestrować z urzędu, gdy firma przestaje składać deklaracje albo nie odbiera korespondencji. Podatnik może sam zawiesić działalność albo zrezygnować z rejestracji do transakcji unijnych. Spółka może wejść w likwidację, połączyć się z inną i zniknąć jako odrębny podmiot. Żadne z tych zdarzeń nie jest ogłaszane jej kontrahentom. Dowiadujesz się o nim dopiero wtedy, gdy ktoś sprawdzi numer, a jeśli nikt tego nie zrobi, faktura z zerową stawką trafia do odbiorcy, którego numer od tygodnia jest nieważny.
Dlatego przy stałych odbiorcach jednorazowe sprawdzenie na początku współpracy nie wystarcza. Warunki zerowej stawki dla dostaw wewnątrzwspólnotowych ocenia się dla każdej transakcji osobno, a ich opis prawny znajdziesz na stronie poświęconej temu, czym jest weryfikacja VAT UE w świetle ustawy. Na tej stronie zajmujemy się praktyką: jak utrzymać aktualny obraz całej listy bez ręcznego wpisywania numerów co tydzień. Potwierdzenia z dnia dostawy nie da się też uzyskać później, o czym piszemy w poradniku potwierdzenie VIES na dany dzień, więc zapis z każdej nocy jest jedynym pewnym dowodem.
Jednorazowe sprawdzenie a monitoring listy
Obie metody korzystają z tego samego źródła, czyli rejestru kraju nabywcy. Różni je rytm i to, co zostaje po sprawdzeniu w dokumentacji.
| Cecha | Ręczne sprawdzenie przed fakturą | Monitoring listy w BiznesmeniEU |
|---|---|---|
| Kiedy następuje | Gdy ktoś o nim pamięta | Codziennie w nocy, dla każdego numeru z listy |
| Informacja o zmianie | Brak, chyba że zmiana wyjdzie przy kolejnym wpisaniu numeru | Mail z alertem o zmianie statusu |
| Historia | Zwykle zrzut ekranu albo nic | Historia zmian statusu z datami dla każdego kontrahenta |
| Dowód z dnia transakcji | Tylko jeśli sprawdzenie zrobiono tego dnia | Potwierdzenie z każdego dnia w archiwum, z datą i numerem konsultacji |
| Rejestr kraju nie odpowiada | Trzeba wrócić później samodzielnie | Ponawiamy sprawdzenie, ostatni pewny status zostaje |
| Nakład pracy przy 300 odbiorcach | Kilka godzin przy każdym przeglądzie | Jednorazowy import listy, dalej tylko reakcja na alerty |
Jak działa monitoring w produkcie
Dodanie kontrahentów
Pojedynczy numer dodajesz w panelu z poziomu wyniku sprawdzenia albo w zakładce monitoringu, podając kraj, numer i etykietę, na przykład nazwę odbiorcy z programu fakturującego. Od planu Eksport możesz wgrać całą listę z pliku CSV albo XLSX, a jak przygotować taki plik, opisujemy na stronie o tym, jak działa masowa weryfikacja VAT UE. Przed zapisem pokazujemy wiersze ze złym formatem numeru dla danego kraju, żeby lista od pierwszego dnia była czysta. Najczęstsze przyczyny to brakująca cyfra, przedrostek kraju wpisany dwa razy albo numer krajowy zamiast numeru do transakcji unijnych.
Codzienne sprawdzenie
Każdej nocy sprawdzamy wszystkie numery z listy w rejestrach krajów nabywców. Wynik zapisujemy jako osobne potwierdzenie z datą i godziną, a jeśli w ustawieniach konta jest numer VAT UE Twojej firmy, także z numerem konsultacji. Gdy rejestr któregoś kraju jest w przerwie, numer dostaje status oczekujący i wraca do kolejki ponowień. Nigdy nie wpisujemy wyniku, którego rejestr nie potwierdził.
Alert i reakcja
Gdy numer zmieni status z ważnego na nieważny, wysyłamy mail na adres konta. W mailu jest kraj, numer, etykieta i data wykrycia zmiany. To moment, w którym dział sprzedaży wstrzymuje wysyłkę i prosi kontrahenta o wyjaśnienie, a księgowość sprawdza, czy po dacie zmiany nie wystawiono już faktur ze stawką 0 procent. Co robić, gdy towar zdążył wyjechać, opisuje osobny poradnik o tym, jak postąpić, gdy kontrahent zniknął z rejestru VAT UE po wysyłce.
Historia i archiwum
Każdy kontrahent ma historię zmian statusu z datami. W archiwum potwierdzeń filtrujesz pliki PDF po dacie i kontrahencie i pobierasz je do własnej dokumentacji, na przykład wszystkie potwierdzenia jednego odbiorcy z kwartału, w którym trwa kontrola. Formalną wartość takiego dokumentu i rolę numeru konsultacji omawia strona o tym, czym jest potwierdzenie numeru VAT VIES.
Kto widzi listę
Lista monitoringu należy do konta firmy, a nie do jednej osoby. W planie Start pracuje na niej jeden użytkownik, w Eksporcie trzech, w Biurze dziesięciu, a w Instytucji zespół nie ma limitu miejsc. Dzięki temu sprzedaż, rozliczenia i kontroling patrzą na ten sam stan kontrahenta i nikt nie trzyma prywatnego arkusza z numerami, który po urlopie autora przestaje być aktualny.
Limity monitoringu w planach
Limit monitoringu to liczba kontrahentów, których możesz mieć na liście w okresie rozliczeniowym. Liczymy zużycie, więc usunięty numer nie zwalnia miejsca do końca okresu, a przydział odnawia się z nowym okresem. Codzienne potwierdzenia monitorowanych numerów nie mają osobnego limitu. Ceny podajemy netto, do kwoty doliczamy 23 procent VAT.
| Plan | Kontrahenci w monitoringu | Import CSV i XLSX | Sprawdzenia ręczne w miesiącu | Cena przy płatności rocznej |
|---|---|---|---|---|
| Start | 50 | nie | 300 | 99 zł netto miesięcznie |
| Eksport | 500 | tak | 3 000 | 249 zł netto miesięcznie |
| Biuro | 3 000 | tak, także per teczka klienta | 15 000 | 499 zł netto miesięcznie |
| Instytucja | 20 000 | tak | 100 000 | 995 zł netto miesięcznie |
Przy płatności miesięcznej plany kosztują odpowiednio 199, 499, 999 i 1 990 zł netto. Gdy zbliżasz się do limitu, panel pokazuje, ile zostało, i proponuje wyższy plan, zanim lista przestanie przyjmować nowe numery.
Przykład eksportera z 300 odbiorcami
Wyobraź sobie producenta części, który sprzedaje do hurtowni w kilkunastu krajach Unii i ma około 300 aktywnych odbiorców. Do tej pory specjalistka ds. rozliczeń raz w miesiącu przeglądała numery największych klientów, a resztę sprawdzała, gdy przypomniała sobie o tym przy fakturze. Dział handlowy przyjmował zamówienia niezależnie od tego, kiedy ostatnio ktoś patrzył na status nabywcy.
W takiej firmie wystarcza plan Eksport. Lista odbiorców trafia do monitoringu jednym importem z pliku wyeksportowanego z programu fakturującego. Od następnego ranka każdy z 300 numerów ma potwierdzenie z poprzedniej nocy. Gdy któryś odbiorca traci ważny numer, mail trafia na adres konta, który firma ustawiła na wspólną skrzynkę działu rozliczeń, a stamtąd informacja idzie do kierownika sprzedaży. Ten wstrzymuje najbliższą wysyłkę do tego klienta do czasu wyjaśnienia. Przy kontroli firma pokazuje potwierdzenia z dni transakcji dla każdego odbiorcy, wybrane filtrem z archiwum. Zostaje jeszcze zapas na 200 kolejnych kontrahentów, gdyby sieć sprzedaży się rozrosła.
Monitoring a lista kontrolna nowego odbiorcy
Monitoring pilnuje ciągłości, ale nie zastępuje oceny kontrahenta przy pierwszej transakcji. Zanim numer trafi na listę, warto przejść punkty dotyczące nazwy, adresu dostawy, osoby podpisującej i rachunku płatności. Opisujemy je na stronie o tym, jak wygląda sprawdzenie kontrahenta UE przed pierwszą fakturą. Dopiero połączenie obu rzeczy daje pełny obraz: dobrze sprawdzony start i codzienną kontrolę przez cały czas współpracy.
Status numeru zmienia się także w drugą stronę. Kontrahent, którego numer był nieważny, może odzyskać rejestrację po uzupełnieniu zaległych formalności. Monitoring zapisuje taką zmianę tak samo jak utratę ważności, z datą, więc od razu widać, od kiedy można znowu wystawiać faktury ze stawką 0 procent.