Dlaczego pierwsza transakcja wymaga najwięcej uwagi
Nowy odbiorca z innego kraju Unii przychodzi zwykle z gotowym zamówieniem i prośbą o szybką wysyłkę. Właśnie wtedy łatwo pominąć kroki, które przy stałym partnerze wydają się zbędne. Organ podatkowy ocenia później nie tylko dokumenty transakcji, ale też to, czy sprzedawca zachował staranność, jakiej można rozsądnie oczekiwać od przedsiębiorcy w jego sytuacji. Jeśli okaże się, że nabywca był ogniwem oszustwa, a sygnały ostrzegawcze dało się zauważyć, polska firma może stracić stawkę 0 procent i zapłacić podatek od całej dostawy.
Pojęcie należytej staranności nie ma w przepisach jednej zamkniętej definicji. Wypracowały je orzecznictwo i praktyka kontroli, dlatego rozsądnie jest mieć prostą, powtarzalną listę kontrolną i zachowywać ślad każdego jej punktu. Formalną stronę samego numeru, czyli warunki stawki 0 procent, opisujemy osobno na stronie o tym, jak wygląda weryfikacja VAT UE przed wystawieniem faktury. Tutaj skupiamy się na całym obrazie kontrahenta.
Lista kontrolna przed pierwszą fakturą
Poniższa tabela zbiera punkty, które warto przejść z każdym nowym nabywcą z Unii. Nie każdy z nich da się odhaczyć w bazie danych. Część wymaga rozmowy albo prośby o dokument, ale wszystkie razem budują obraz, który obroni się przy kontroli.
| Co sprawdzić | Gdzie | Co oznacza wynik |
|---|---|---|
| Numer VAT UE nabywcy | Rejestr kraju nabywcy, sprawdzenie w BiznesmeniEU z datą i godziną | Numer ważny to warunek stawki 0 procent. Numer nieważny oznacza wstrzymanie faktury do wyjaśnienia. |
| Wpis w rejestrze handlowym | Rejestr przedsiębiorców w kraju siedziby kontrahenta | Firma istnieje, nie jest w likwidacji i ma umocowanych reprezentantów. Brak wpisu przy spółce kapitałowej to poważny sygnał. |
| Nazwa i adres z zamówienia | Porównanie z wynikiem sprawdzenia numeru | Zgodność potwierdza, że numer należy do tej firmy. Inna nazwa może oznaczać podszycie się pod cudzy numer. |
| Adres dostawy wobec siedziby | Zamówienie, list przewozowy, mapa | Magazyn kontrahenta w tym samym kraju jest typowy. Adres w trzecim kraju albo prywatne mieszkanie wymaga wyjaśnienia. |
| Osoba podpisująca | Rejestr handlowy, pełnomocnictwo | Podpis członka zarządu albo pełnomocnika z dokumentem jest w porządku. Anonimowy kontakt mailowy bez umocowania już nie. |
| Rachunek płatności | Potwierdzenie przelewu | Płatność z rachunku nabywcy zamyka obieg. Przelew od osoby trzeciej albo z innego kraju to sygnał ryzyka. |
| Powiązania z Polską | Raport kontrahenta w BiznesmeniEU | Udziały w polskich spółkach albo oddział w Polsce pokazują historię obecności na rynku. Brak powiązań sam w sobie niczego nie przesądza. |
Sygnały, które powinny wstrzymać wysyłkę
Oszustwa karuzelowe i schematy ze znikającym podatnikiem mają powtarzalny przebieg. Na początku pojawia się podmiot zarejestrowany niedawno, z minimalnym kapitałem i siedzibą pod adresem biura wirtualnego. Zamawia towar o wysokiej wartości i dużej płynności, na przykład elektronikę, paliwa, metale albo części samochodowe, i nie negocjuje ceny. Prosi o dostawę pod adres inny niż siedziba, często w trzecim kraju, albo sam organizuje transport i odbiera towar z magazynu sprzedawcy. Po kilku miesiącach numer VAT zostaje wyrejestrowany, a kontrahenta nie da się odnaleźć.
Pojedynczy sygnał nie musi oznaczać nieuczciwości. Młoda spółka może mieć dobre zamiary, a firmy logistyczne rzeczywiście korzystają z magazynów w innych krajach. Liczy się suma okoliczności i to, czy umiesz pokazać, że ją oceniłeś. Krótka notatka w dokumentacji transakcji, z datą i powodem decyzji, bywa przy kontroli warta więcej niż kilka zrzutów ekranu bez kontekstu.
- Numer VAT nadany kilka tygodni przed pierwszym zamówieniem, przy dużej wartości dostawy.
- Adres w rejestrze wskazuje biuro wirtualne, a firma nie ma strony ani historii działalności.
- Kontakt wyłącznie przez darmową skrzynkę pocztową, bez telefonu i bez nazwiska osoby decyzyjnej.
- Prośba o zmianę danych na fakturze po jej wystawieniu albo o fakturę na inny podmiot niż płatnik.
- Odbiór towaru transportem nabywcy bez dokumentów, które potwierdzą wywóz do innego kraju.
Jak to wygląda w BiznesmeniEU krok po kroku
Krok pierwszy, numer i dane z rejestru
Wybierasz kraj i wpisujesz numer w formularzu powyżej. Sprawdzamy go w rejestrze kraju nabywcy i pokazujemy status, nazwę oraz adres, jeśli dany kraj je udostępnia, razem z datą i godziną sprawdzenia. Gdy rejestr kraju chwilowo nie odpowiada, dostajesz taki właśnie status i ponawiamy sprawdzenie, zamiast zgadywać wynik. Status rozstrzygnięty i status oczekujący na ponowienie zawsze rozróżniamy w wyniku i na potwierdzeniu.
Krok drugi, powiązania kontrahenta z Polską
Raport kontrahenta zestawia dane z polskich rejestrów publicznych. Widzisz polskie spółki, w których ten podmiot jest wspólnikiem albo akcjonariuszem, oraz oddział przedsiębiorcy zagranicznego, jeśli taki został wpisany. Przy każdym powiązaniu stoi podpis, skąd wiemy o kraju: siedziba wpisana w KRS, wpis oddziału albo forma prawna. Dla handlowca to szybka odpowiedź na pytanie, czy kontrahent działa w Polsce od lat, czy pojawił się znikąd. Szerszy opis zawartości raportu znajdziesz na stronie, gdzie porównujemy nasz raport z tym, co oferuje wywiadownia gospodarcza.
Krok trzeci, dokument do akt
Wynik możesz zapisać jako potwierdzenie PDF z datą sprawdzenia. Jeśli w ustawieniach konta podasz numer VAT UE swojej firmy, potwierdzenie zawiera numer konsultacji, czyli identyfikator zapytania nadany po stronie rejestru. Plik dołączasz do dokumentacji transakcji razem z notatką z listy kontrolnej.
Krok czwarty, wpis do monitoringu
Po pierwszej transakcji kontrahent zwykle zostaje na dłużej. Dodajesz go do monitoringu i od tej chwili sprawdzamy jego numer codziennie w nocy, a o zmianie statusu dowiadujesz się mailem. Jak działa ta część, opisuje strona, na której pokazujemy, jak wygląda weryfikacja kontrahenta każdego dnia.
Kontrahent z rejestru i kontrahent z zamówienia to nie zawsze ta sama firma
Najprostszy schemat nadużycia polega na tym, że ktoś podaje prawdziwy, ważny numer VAT istniejącej spółki, ale zamawia w jej imieniu i odbiera towar pod własnym adresem. Sam test ważności numeru przejdzie wtedy bez zarzutu. Dlatego porównanie nazwy i adresu z wyniku sprawdzenia z danymi z zamówienia jest osobnym punktem listy. Gdy kraj kontrahenta nie udostępnia nazwy ani adresu w odpowiedzi rejestru, pokazujemy to wprost i wtedy tym ważniejszy jest wpis w krajowym rejestrze handlowym oraz kontakt telefoniczny pod numer z oficjalnej strony firmy, a nie z maila z zamówieniem. W którym rejestrze danego kraju znaleźć firmę, gdy masz tylko jej nazwę, opisujemy w poradniku weryfikacja kontrahenta po nazwie firmy.
Warto też zapytać, kto realnie zarządza firmą. Rejestry handlowe większości krajów Unii pokazują członków zarządu i prokurentów. Jeśli umowę podpisuje osoba, której tam nie ma, poproś o pełnomocnictwo. To zwykła praktyka w obrocie międzynarodowym i uczciwy kontrahent nie ma z nią kłopotu.
Usługi i towary wymagają tych samych pytań
Lista kontrolna nie dotyczy wyłącznie dostaw towarów. Firma informatyczna, transportowa albo marketingowa, która fakturuje usługę dla przedsiębiorcy z innego kraju z odwrotnym obciążeniem, także opiera się na statusie nabywcy jako podatnika. Przy usługach nie ma listu przewozowego, więc tym większą wagę mają umowa, korespondencja z osobą umocowaną i rachunek płatności. Dla firm, które wystawiają takie faktury co miesiąc, praktycznym minimum jest sprawdzenie numeru przed każdą fakturą i pełna lista kontrolna przy każdym nowym zleceniodawcy.
Pytania o numer i format zapisu, na przykład czym różni się numer krajowy od numeru do transakcji unijnych, wyjaśniamy na stronie o tym, jak wygląda sprawdzenie NIP UE. Tu wystarczy zapamiętać jedną zasadę: kontrahent to firma, a nie numer, i cały proces ma potwierdzić, że jedno odpowiada drugiemu.
Co zachować w dokumentacji transakcji
Ewidencje i dokumenty związane z rozliczeniem podatku przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 ustawy o VAT). W praktyce oznacza to kilka lat, dlatego dokumentacja powinna być czytelna także dla kogoś, kto nie pamięta okoliczności transakcji. Dobry zestaw to potwierdzenie PDF numeru z datą sprawdzenia, wydruk albo zapis wpisu z rejestru handlowego, notatka z listy kontrolnej, umowa lub zamówienie, dokumenty przewozowe i potwierdzenie płatności. Wszystkie potwierdzenia z BiznesmeniEU trafiają do archiwum konta, skąd pobierzesz je w dowolnej chwili, filtrując po dacie i kontrahencie.