Biuro pracuje na cudzych kontrahentach
Firma eksportowa pilnuje własnej listy odbiorców. Biuro rachunkowe ma ich kilkadziesiąt, a każda należy do innego podatnika, ma innego właściciela i inny rytm sprzedaży. Jeden klient wysyła towar do Niemiec raz w kwartale, inny codziennie fakturuje usługi dla firm z Irlandii i Holandii (tam numer VAT to btw-id, opisany na stronie holenderski NIP), trzeci kupuje części od dostawców z Czech (numer DIČ, czyli czeski NIP) i rozlicza wewnątrzwspólnotowe nabycie. Wspólne jest jedno: przy każdej z tych transakcji liczy się status numeru VAT UE kontrahenta w dniu zdarzenia.
Typowym problemem nie jest brak wiedzy, tylko rozproszenie. Numery leżą w arkuszach poszczególnych księgowych, zrzuty ekranu w folderach klientów, a część sprawdzeń nikt nie zapisał. Gdy urząd pyta o dostawę sprzed dwóch lat, biuro szuka dowodu w poczcie osoby, która już tam nie pracuje. Uporządkowana weryfikacja kontrahentów zaczyna się więc od podziału danych na klientów i od jednego miejsca, w którym zostaje każde potwierdzenie.
Teczka firmy klienta w planie Biuro
Teczka to osobna przestrzeń dla jednej firmy klienta. Ma własną listę kontrahentów w monitoringu i własne archiwum potwierdzeń. Zakładasz ją, podając nazwę klienta i opcjonalnie jego NIP, a potem dodajesz numery pojedynczo albo importem z pliku CSV lub XLSX wyeksportowanego z programu księgowego. Jak import rozpoznaje kolumny i co dzieje się z błędnymi wierszami, opisujemy przy temacie masowa weryfikacja VAT UE.
- Monitoring do 3 000 numerów VAT UE łącznie we wszystkich teczkach, sprawdzanych każdej nocy. O zmianie statusu dostajesz mail z krajem, numerem, etykietą i datą wykrycia.
- 10 osób w zespole, które pracują na tych samych teczkach, bez przekazywania plików między sobą.
- Eksport potwierdzeń teczki do pliku CSV albo XLSX z krajem, numerem, nazwą z rejestru, statusem, datą sprawdzenia i nazwą teczki, gotowy do wczytania w programie księgowym albo dołączenia do dokumentacji klienta.
- 15 000 ręcznych sprawdzeń i 500 raportów kontrahenta w miesiącu na pojedyncze pytania spoza monitoringu.
- API, 30 000 zapytań w miesiącu, gdy biuro chce łączyć sprawdzenia z własnym oprogramowaniem.
Plan Biuro kosztuje 999 zł netto miesięcznie albo 499 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, do tego 23% VAT. Porównanie z pozostałymi planami znajdziesz w cenniku.
Rytm miesiąca przed informacją podsumowującą
Informację podsumowującą o dostawach i nabyciach wewnątrzwspólnotowych oraz o usługach dla podatników z Unii składa się za okresy miesięczne do 25. dnia następnego miesiąca (art. 100 ustawy o VAT). Dla biura to naturalny termin kontrolny, bo w informacji wykazuje się numer VAT każdego kontrahenta. Numer nieważny w dniu transakcji przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów oznacza ryzyko utraty stawki 0% u klienta, a błędne dane w informacji podsumowującej mają osobną sankcję w art. 42 ust. 1a.
Dobrze działa prosty podział pracy w miesiącu. Codziennie biuro czyta maile o zmianach statusu i od razu przekazuje je klientom, których dotyczą. Przy księgowaniu faktur sprzedaży za miesiąc księgowa sprawdza, czy każdy numer z faktury jest w teczce klienta, a nowe numery dopisuje do monitoringu. Przed złożeniem informacji podsumowującej pobiera eksport teczki i porównuje go z ewidencją. Jak powinien wyglądać taki plik, żeby obronił się przy kontroli, opisujemy w poradniku raport z weryfikacji kontrahenta VAT. Poniższa tabela zbiera ten rytm.
| Zadanie | Kto | Kiedy |
|---|---|---|
| Przegląd maili o zmianie statusu i telefon albo mail do klienta | księgowa prowadząca klienta | codziennie rano |
| Dopisanie nowych kontrahentów z faktur do teczki | osoba księgująca dokumenty | przy księgowaniu, najpóźniej do 10. dnia |
| Sprawdzenie numeru przed pierwszą fakturą nowego odbiorcy | klient albo biuro na prośbę klienta | przed wystawieniem faktury |
| Eksport potwierdzeń teczki i porównanie z ewidencją | księgowa prowadząca klienta | między 15. a 20. dniem |
| Złożenie informacji podsumowującej | biuro na podstawie pełnomocnictwa | do 25. dnia |
| Przegląd teczek bez ruchu i usunięcie numerów nieaktualnych kontrahentów | kierownik działu | raz na kwartał |
Podział klientów między pracowników
W biurze z kilkoma księgowymi każdy prowadzi swoją grupę klientów. Teczki należą do zespołu, więc zastępstwo podczas urlopu nie wymaga przekazywania plików: osoba zastępująca otwiera teczkę klienta i widzi tę samą listę, te same statusy i to samo archiwum. Przypisanie klientów do pracowników warto oddać w nazwach teczek albo w etykietach kontrahentów, na przykład dopisując inicjały prowadzącej księgowej.
Plan Biuro mieści 10 osób. Większe biura, które potrzebują ról z różnymi uprawnieniami i dziennika dostępu zespołu, wybierają plan Instytucja z zespołem bez limitu miejsc.
Obowiązki biura wobec klienta
Podatnikiem jest klient, ale to biuro zwykle ma w ręku dokumenty i terminy. Dlatego zakres weryfikacji kontrahentów najlepiej zapisać w umowie o świadczenie usług księgowych. Wystarczą trzy zdania: kto sprawdza numer przed pierwszą fakturą, kto pilnuje listy stałych kontrahentów i w jaki sposób biuro informuje klienta o zmianie statusu. Taki zapis chroni obie strony, bo wiadomo, czyje było zaniechanie, gdy coś pójdzie źle.
Biuro rachunkowe jest też instytucją obowiązaną w rozumieniu ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Stosuje wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego i prowadzi własną ocenę ryzyka. Status numeru VAT UE kontrahentów klienta nie jest elementem tej procedury wprost, ale nagłe pojawienie się wielu odbiorców z nieważnymi numerami to sygnał, który warto odnotować w ocenie klienta.
W komunikacji z klientem trzymaj się faktów. Mail do klienta mówi, że numer jego odbiorcy z danego kraju od wskazanego dnia figuruje w rejestrze jako nieważny, i że kolejne dostawy ze stawką 0% wymagają wyjaśnienia. Nie zgaduje przyczyn, nie ocenia kontrahenta i nie przesądza o skutkach podatkowych bez analizy dokumentów.
Przykład biura z 40 klientami
Przyjmijmy hipotetyczne biuro z Łodzi, które obsługuje 40 firm z kontrahentami z innych krajów Unii. Najmniejsi klienci mają po kilku odbiorców, największy, dystrybutor materiałów budowlanych, ponad trzysta. Łącznie biuro pilnuje około 1 600 numerów. Pracuje w nim pięć księgowych, a każda prowadzi swoich klientów.
Wdrożenie zajmuje kilka dni. Każda księgowa zakłada teczki swoich klientów i wczytuje do nich listy kontrahentów z programu księgowego. Od następnej nocy numery są sprawdzane automatycznie. Po pierwszym tygodniu biuro dostaje kilka maili o numerach, które przestały być ważne. Część dotyczy kontrahentów, z którymi klienci już nie handlują, więc numery wypadają z teczek przy przeglądzie kwartalnym. Pozostałe trafiają do klientów jeszcze przed kolejną wysyłką.
Przed informacją podsumowującą za miesiąc każda księgowa pobiera eksport teczek swoich klientów i porównuje numery z ewidencją sprzedaży. Gdy kontrola u dystrybutora zapyta o dostawę do Słowacji sprzed półtora roku, potwierdzenie z datą i godziną leży w archiwum jego teczki, a nie w skrzynce byłej pracownicy. Przy 1 600 numerach biuro mieści się w limicie planu Biuro z zapasem na nowych klientów.
Od czego zacząć
Pojedynczy numer sprawdzisz od razu w formularzu na górze strony. Jak wygląda dowód, który zostaje w archiwum, i do czego służy numer konsultacji, opisujemy na stronie potwierdzenie numeru VAT VIES. O tym, jak działa nocne sprawdzanie listy i co zawiera mail o zmianie statusu, przeczytasz na stronie poświęconej temu, czym jest stała weryfikacja kontrahenta. Gdy biuro chce podłączyć sprawdzenia do własnego oprogramowania, zajrzyj na stronę API VAT UE. Wszystkie te funkcje zaczynają się od tego samego, czyli od formularza na stronie głównej, gdzie robisz każde sprawdzenie VAT unijnego.