Co zawiera raport o kontrahencie z Unii
Raport otwierasz z poziomu wyniku sprawdzenia numeru albo z listy monitoringu. Składa się z czterech części, które odpowiadają na różne pytania działu sprzedaży, księgowości i zarządu.
- Status numeru VAT UE. Wynik sprawdzenia w rejestrze kraju, który ten numer nadał, z datą i godziną. Status może brzmieć ważny, nieważny albo rejestr kraju chwilowo nie odpowiada. W tym ostatnim przypadku raport mówi to otwarcie i czeka na ponowienie, zamiast podawać wynik z pamięci.
- Historia statusu. Jeżeli kontrahent jest w monitoringu Twojego zespołu, raport pokazuje, kiedy numer był ważny, kiedy przestał i kiedy ewentualnie wrócił do rejestru. Każda zmiana ma datę wykrycia.
- Nazwa i adres. Tylko w takim brzmieniu, w jakim podaje je rejestr kraju kontrahenta. Gdy państwo nie udostępnia tych danych przy sprawdzeniu numeru, pole zostaje puste z adnotacją, a nie wypełnione domysłem.
- Powiązania z Polską. Polskie spółki, w których ten podmiot jest wspólnikiem albo akcjonariuszem, oddziały przedsiębiorcy zagranicznego zarejestrowane w Polsce oraz osoby związane z tymi spółkami, wszystko według polskich rejestrów publicznych. Przy każdym powiązaniu widać, skąd pochodzi informacja.
Kraj pochodzenia wspólnika podajemy wyłącznie wtedy, gdy wynika z rejestru. Jeżeli w polskim rejestrze widnieje zagraniczna nazwa bez wskazania państwa, nie przypisujemy jej kraju na podstawie brzmienia czy formy prawnej.
Czym raport różni się od klasycznej wywiadowni
Tradycyjna wywiadownia gospodarcza sprzedaje ocenę. Analityk zbiera sprawozdania, historię płatności, informacje z rozmów i prasy, a potem wystawia notę albo rekomenduje limit kredytu kupieckiego. To użyteczne, kiedy ryzykujesz duże kwoty odroczonej płatności, ale wymaga czasu i kosztuje osobno za każdą firmę. Porównanie kosztów obu rodzajów raportu i to, kiedy który się opłaca, rozpisujemy w poradniku raport o zagranicznym kontrahencie i ile kosztuje.
Nasz raport działa inaczej i mówimy o tym uczciwie. Nie oceniamy zdolności płatniczej, nie wystawiamy scoringu, nie przewidujemy upadłości i nie zbieramy danych niejawnych, takich jak opinie z branży czy historia zaległości u innych dostawców. Pokazujemy fakty, które każdy mógłby ustalić sam w kilku rejestrach, ale zebrane w jednym miejscu, z datą i zapisane w archiwum.
Taki zakres ma praktyczne zalety. Raport powstaje od razu, a nie po kilku dniach. Jego treść da się sprawdzić u źródła, bo każda informacja wskazuje rejestr. Wreszcie dotyczy tego, o co pyta urząd skarbowy przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych, czyli czy nabywca był podatnikiem z ważnym numerem i czy jest tym, za kogo się podaje.
Rejestry publiczne, które warto zestawić
Pełny obraz kontrahenta z Unii powstaje z kilku źródeł. Część z nich prowadzi Komisja Europejska, część państwa członkowskie, część Polska. Poniższa tabela pokazuje, co wnosi każdy element raportu i z jakiej kategorii źródła pochodzi.
| Element raportu | Źródło jako kategoria | Na jakie pytanie odpowiada |
|---|---|---|
| Status numeru VAT UE | rejestr podatników VAT kraju, który nadał numer | czy nabywca jest dziś podatnikiem dla transakcji wewnątrzwspólnotowych |
| Historia statusu | zapis nocnych sprawdzeń z monitoringu Twojego zespołu | czy numer był ważny w dniu konkretnej dostawy |
| Nazwa i adres | rejestr podatników VAT kraju kontrahenta | czy dane z zamówienia zgadzają się z rejestrem |
| Udziały i akcje w polskich spółkach | Krajowy Rejestr Sądowy i dokumenty spółek składane do rejestru | czy kontrahent jest właścicielem lub współwłaścicielem firmy w Polsce |
| Oddziały w Polsce | dział rejestru przedsiębiorców dla oddziałów przedsiębiorców zagranicznych | czy firma prowadzi w Polsce działalność przez oddział |
| Osoby powiązane | wpisy o zarządach, prokurentach i wspólnikach w polskim rejestrze | kto reprezentuje spółki powiązane z kontrahentem |
Do tego warto znać źródła, których raport nie zastępuje. Rejestr handlowy kraju kontrahenta pokazuje jego zarząd i kapitał. Polski Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych wskazuje osoby fizyczne kontrolujące polskie spółki. Biała lista podatników VAT służy do kontrahentów krajowych i rachunków bankowych w Polsce, więc przy firmie z Niemiec czy Włoch nie odpowie na pytanie o numer unijny.
Kiedy raport ma największą wartość
Najwięcej mówi przy pierwszym zamówieniu od firmy, której nie znasz. Typowa sytuacja wygląda tak. Hurtownia z Poznania dostaje mailem zapytanie od spółki z Austrii, która chce kupić towar z dostawą do Słowenii i płatnością po 30 dniach. Numer VAT UE jest ważny, ale nazwa w rejestrze różni się od nazwy w stopce maila. Raport pokazuje, że ten sam podmiot jest od kilku lat wspólnikiem polskiej spółki dystrybucyjnej. To nie przesądza o wiarygodności, ale daje punkt zaczepienia do rozmowy i konkretny adres w Polsce, pod który można się zwrócić.
Druga sytuacja to przegląd portfela odbiorców przed audytem. Dział finansów otwiera raporty kontrahentów z największym obrotem i porównuje historię statusu z datami faktur. Jeżeli w okresie, gdy numer był nieważny, poszła dostawa ze stawką 0%, sprawę trzeba wyjaśnić z księgowym, zanim zrobi to kontrolujący.
Trzecia to szukanie partnera. Firma z Unii, która ma w Polsce spółkę zależną albo oddział, zna już polskie realia, ma tu adres i osoby kontaktowe. Raport ujawnia takie powiązania od razu, bez ręcznego przeszukiwania rejestru po nazwie.
Jak czytać puste i niepewne pola
Dobry raport rozróżnia brak informacji od informacji negatywnej. Puste pole powiązań z Polską oznacza, że w polskich rejestrach nie ma podmiotu o tym numerze ani o identycznej nazwie w tym samym kraju. Dopasowanie po nazwie stosujemy ostrożnie, tylko przy identycznym brzmieniu po ujednoliceniu zapisu i tylko w obrębie tego samego państwa. Wolimy pominąć powiązanie niż przypisać kontrahentowi cudzą spółkę.
Brak nazwy i adresu przy ważnym numerze zwykle oznacza, że rejestr kraju nie udostępnia tych danych. Wtedy dane identyfikujące kontrahenta bierzesz z dokumentów od niego, na przykład z wyciągu z rejestru handlowego, i zapisujesz je obok potwierdzenia. Status kraj niedostępny nie jest wynikiem, tylko informacją o przerwie w działaniu rejestru. Ponawiamy sprawdzenie, a raport uzupełnia się, gdy rejestr znów odpowie.
Limity raportów w planach
Limit oznacza liczbę różnych kontrahentów, których pełne raporty otwierasz w okresie rozliczeniowym. Ponowne otwarcie tego samego raportu w okresie niczego nie zużywa, a przydział odnawia się z nowym okresem.
- Start, 10 raportów miesięcznie, 199 zł netto albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej.
- Eksport, 100 raportów miesięcznie, 499 zł albo 249 zł netto.
- Biuro, 500 raportów miesięcznie, 999 zł albo 499 zł netto.
- Instytucja, 3 000 raportów miesięcznie, 1 990 zł albo 995 zł netto.
- Profil dla przedsiębiorcy, który przejmuje własny profil, 2 raporty miesięcznie, 199 zł albo 99 zł netto.
Do cen doliczamy 23% VAT, a fakturę dostajesz od razu po płatności. Szczegóły planów i pozostałe limity znajdziesz w cenniku.
Podgląd przed zapisem i pierwszy pełny raport
Bez konta wpisujesz numer w formularzu powyżej i dostajesz pełny wynik sprawdzenia. Raport kontrahenta widzisz wtedy jako podgląd, z układem wszystkich części i rozmytymi szczegółami. Po zapisie konto otrzymuje jeden pełny raport wybranego kontrahenta, jednorazowo. To wystarcza, żeby ocenić, czy zestaw danych pasuje do Twojego sposobu pracy.
Jeżeli zależy Ci przede wszystkim na samym numerze i dowodzie dla urzędu, zacznij od strony o tym, jak wygląda sprawdzenie kontrahenta UE przed pierwszą fakturą. Stałych odbiorców opłaca się trzymać w monitoringu, bo wtedy raport ma historię statusu, o czym więcej na stronie poświęconej temu, czym jest ciągła weryfikacja kontrahenta. Polskie spółki z udziałowcami z Unii przeglądasz w katalogu, gdzie opisujemy, jak rozpoznać spółkę z udziałem zagranicznym. Pojedynczy numer zawsze sprawdzisz na stronie głównej, gdzie zaczyna się każde sprawdzenie VAT unijnego.