Odpowiedź rejestru zamieniona w dokument
Samo sprawdzenie numeru odpowiada na pytanie „czy teraz jest ważny”. Odpowiedź znika jednak z ekranu w chwili, gdy zamkniesz okno, a pytanie o ten sam numer wróci za rok albo dwa, gdy przyjdzie kontrola. Potwierdzenie to trwały zapis tej odpowiedzi: co sprawdzono, kto pytał, kiedy i co odpowiedział rejestr. Ma wartość tylko wtedy, gdy powstało w dniu transakcji i da się je przypisać do konkretnej faktury.
Różni się tym od notatki „sprawdzono, ważny” w programie do faktur, że nie opiera się na pamięci osoby, która sprawdzała. Każdy element dokumentu pochodzi z odpowiedzi rejestru albo z ustawień Twojego konta, a nie z ręcznego wpisu. Dzięki temu po latach nie musisz odtwarzać, kto, kiedy i w jaki sposób sprawdzał numer odbiorcy.
Kluczowym elementem jest numer konsultacji. Nadaje go system VIES Komisji Europejskiej, który pośredniczy w wymianie informacji o numerach VAT między państwami, i to tylko wtedy, gdy zapytanie zawiera numer VAT UE firmy pytającej. Numer konsultacji jest unikalnym identyfikatorem jednego zapytania. Na jego podstawie administracja podatkowa może ustalić, że w danej chwili dana firma pytała o dany numer i otrzymała określoną odpowiedź.
Z czego składa się potwierdzenie
Potwierdzenie w BiznesmeniEU to plik PDF z jedną tabelą. Każdy wiersz ma swoje zadanie przy kontroli.
| Pole | Co zawiera | Do czego służy |
|---|---|---|
| Numer VAT UE | Prefiks kraju i numer kontrahenta, dla Grecji z kodem EL | Powiązanie dokumentu z numerem na fakturze |
| Państwo rejestru | Kraj, którego rejestr odpowiedział | Wskazanie, kto rozstrzygnął o ważności |
| Wynik | Ważny, nieważny, rejestr chwilowo nie odpowiada albo zły format | Dowód statusu w dniu transakcji |
| Data i godzina odpowiedzi | Czas polski z dokładnością do sekundy | Zestawienie z datą dostawy i faktury |
| Numer konsultacji | Identyfikator zapytania albo dopisek „nie nadany” | Możliwość sprawdzenia zapytania przez administrację |
| Nazwa i adres w rejestrze | Dane firmy, jeśli państwo je udostępnia, w przeciwnym razie dopisek o braku | Porównanie z danymi nabywcy na fakturze |
| Wnioskodawca | NIP i nazwa Twojej firmy albo informacja, że go nie podano | Wykazanie, że pytała firma, która sprzedaje |
| Identyfikator wpisu w archiwum | Numer wpisu w stopce dokumentu | Szybkie odnalezienie oryginału w archiwum konta |
Gdy rejestr kraju nie podaje nazwy i adresu, jak co do zasady przy numerach z Niemiec, dokument mówi to wprost, zamiast zostawiać puste pole. Kontrolujący widzi wtedy, że brak danych wynika z zakresu odpowiedzi państwa, a nie z niedbałości sprzedawcy.
Jak ustawić numer wnioskodawcy
Numer konsultacji wymaga numeru firmy pytającej, dlatego pierwszy krok to ustawienia konta. Wpisujesz tam NIP swojej firmy, z prefiksem PL albo bez niego. Od tej chwili każde sprawdzenie, ręczne, przez API i z nocnego monitoringu, idzie z tym numerem jako numerem wnioskodawcy, a potwierdzenie ma numer konsultacji. Na dokumencie widać też Twój NIP i nazwę firmy w wierszu wnioskodawcy.
Warunek jest jeden: Twój numer musi być aktywny w systemie VAT UE, czyli firma musi być zarejestrowana jako podatnik VAT UE. Jeżeli nie jest, rejestr odrzuca zapytanie z takim wnioskodawcą. Wtedy sprawdzamy numer kontrahenta jeszcze raz, bez wnioskodawcy, żebyś nie został bez wyniku, ale potwierdzenie nie dostaje numeru konsultacji. Zanim więc wpiszesz NIP w ustawieniach, sprawdź go jak numer kontrahenta, wybierając Polskę. Więcej o rejestracji i statusie własnego numeru piszemy przy temacie sprawdzenie NIP UE.
Potwierdzenia sprzed ustawienia numeru wnioskodawcy zostają bez numeru konsultacji. Nie da się go dopisać wstecz, bo numer nadawany jest jednemu, konkretnemu zapytaniu. Jeśli takie potwierdzenie dotyczy transakcji, która jeszcze się nie odbyła, po prostu sprawdź numer ponownie.
Kiedy pobrać potwierdzenie
Najlepszy moment to dzień dostawy albo wystawienia faktury. Potwierdzenie z tygodnia przed wysyłką jest lepsze niż żadne, ale zostawia lukę, w której status mógł się zmienić. Przy stałych odbiorcach, którym wystawiasz faktury co tydzień, ręczne pobieranie dokumentu przy każdej fakturze szybko staje się uciążliwe. Wtedy wygodniej dodać ich do monitoringu, który sprawdza listę co noc, a każde nocne sprawdzenie trafia do archiwum jako osobne potwierdzenie.
Potwierdzenia VIES nie da się wygenerować wstecz, na dzień sprzed tygodnia czy miesiąca. Jeśli brakuje Ci go dla dostaw, które już się odbyły, kolejne kroki i dokumenty zastępcze opisujemy w poradniku potwierdzenie VIES na dany dzień transakcji.
Potwierdzenie ze statusem „rejestr kraju chwilowo nie odpowiada” nie jest dowodem ważności. Dokumentuje tylko, że próbowałeś. Ponawiamy takie sprawdzenie i dopisujemy do archiwum nowe potwierdzenie z rozstrzygającym wynikiem, gdy rejestr odpowie. To ono powinno trafić do dokumentacji transakcji.
Jak przechowywać potwierdzenia
Artykuł 112 ustawy o VAT każe przechowywać dokumenty związane z rozliczeniem podatku do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Potwierdzenie ważności numeru jest jednym z nich, więc powinno żyć tak długo jak faktura, której dotyczy. Kilka zasad ułatwia to w praktyce.
- Trzymaj potwierdzenie w tym samym miejscu, co fakturę i dokumenty przewozowe, albo zapisz na fakturze w systemie księgowym identyfikator wpisu w archiwum.
- Nazywaj pobrane pliki tak, żeby dało się je odnaleźć po numerze kontrahenta i dacie, a nie po domyślnej nazwie z przeglądarki.
- Nie przerabiaj dokumentu. Zrzut fragmentu albo wydruk z dopiskami traci wartość, a oryginał zawsze możesz pobrać ponownie z archiwum.
- Przy zmianie księgowej albo biura przekaż archiwum razem z dokumentacją, a nie tylko faktury.
Archiwum w BiznesmeniEU przechowuje każde sprawdzenie przypisane do kontrahenta, z filtrem po dacie. Biura rachunkowe w planie Biuro prowadzą osobne teczki dla każdej firmy klienta, z własnym archiwum i eksportem potwierdzeń do pliku.
Potwierdzenie z urzędu jako uzupełnienie
Artykuł 97 ust. 17 ustawy o VAT daje jeszcze jedną drogę: na wniosek podatnika urząd skarbowy potwierdza, że kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w swoim kraju. To pismo urzędowe, które przydaje się w sprawach spornych, przy transakcjach o wysokiej wartości albo wtedy, gdy kontrahent pochodzi z kraju, którego rejestr przez dłuższy czas nie odpowiadał. Nie zastępuje ono jednak bieżących sprawdzeń, bo uzyskanie go trwa, a przy regularnej sprzedaży potrzebujesz dowodu na każdy dzień dostawy. Najczęściej oba dokumenty się uzupełniają: potwierdzenie z numerem konsultacji przy każdej fakturze, pismo z urzędu w wyjątkowych przypadkach.
Potwierdzenie w BiznesmeniEU krok po kroku
- W ustawieniach konta wpisujesz NIP swojej firmy jako numer wnioskodawcy.
- Sprawdzasz numer kontrahenta ręcznie albo dodajesz go do monitoringu, pojedynczo lub importem listy z pliku.
- Sprawdzamy numer w rejestrze kraju nabywcy i zapisujemy wynik z datą, godziną i numerem konsultacji.
- Potwierdzenie PDF trafia do archiwum przypisanego do kontrahenta. Pobierasz je od razu albo w dowolnej chwili później.
Szczegółowo o tym, czym jest numer konsultacji i jak go zweryfikować, piszemy w poradniku potwierdzenie numeru VAT i numer konsultacji. Jak czytać statusy wyniku, opisujemy na stronie sprawdzenie VAT EU, a wymagania ustawy dla stawki 0% przy temacie weryfikacja VAT UE. Pierwszy numer sprawdzisz na stronie głównej: sprawdzenie VAT unijnego. Plany z archiwum porównasz w cenniku.