NIP EU sprawdzenie, czyli jak czytać numery z 27 krajów

Jeden zapis, dwadzieścia osiem wzorów

Numer VAT UE zawsze zaczyna się od dwuliterowego kodu kraju. Na tym podobieństwa się kończą. Za kodem stoi numer nadany według krajowych reguł: w Danii osiem cyfr, w Szwecji dwanaście z końcówką 01, w Hiszpanii dziewięć znaków, z których pierwszy i ostatni mogą być literami. Część państw wplata w numer litery na stałe, część cyfrę kontrolną liczoną od reszty numeru, a kilka ma po dwa dopuszczalne warianty długości.

Znajomość wzoru przydaje się zanim w ogóle zaczniesz sprawdzać. Jeśli kontrahent z Austrii podaje numer z dziewięciu cyfr, od razu widać, że to nie jest jego numer VAT UE, bo austriacki zaczyna się od litery U. Jeśli belgijski numer ma dziewięć cyfr, a nie dziesięć, najpewniej brakuje zera na początku, które część programów do faktur obcina. Takie usterki wychwytuje się w kilka sekund, porównując zapis z tabelą poniżej.

Formaty numerów VAT w krajach Unii

Kolumna „przykład formatu” pokazuje sam kształt zapisu na wymyślonych cyfrach. Nie są to numery istniejących firm. Długość podajemy bez prefiksu kraju.

Kraje, w których najczęściej pojawiają się pomyłki

Grecja i kod EL

Grecja to jedyny kraj Unii, w którym prefiks numeru VAT nie jest kodem ISO państwa. Programy, które automatycznie wstawiają kod kraju z adresu, wpisują GR i numer przestaje przechodzić sprawdzenie. Przy wyborze kraju w formularzu wskazujesz Grecję, a prefiks EL dopisujemy sami.

Francja i klucz przed numerem SIREN

Francuski numer VAT UE powstaje z dziewięciocyfrowego numeru SIREN, przed którym stoją dwa znaki klucza. Zwykle są to cyfry wyliczone z numeru SIREN, w części numerów mogą to być litery. Kontrahent, który podaje sam SIREN albo czternastocyfrowy numer SIRET swojego zakładu, daje Ci numer z rejestru firm, a nie numer VAT.

Holandia i końcówka B01

Holenderski numer ma w środku literę B i dwie cyfry na końcu. Najczęściej jest to B01, ale wyższe końcówki też istnieją. Od 2020 r. holenderscy przedsiębiorcy jednoosobowi używają w kontaktach z kontrahentami osobnego numeru VAT, innego niż numer do rozliczeń z urzędem, więc numer ze starej faktury takiej firmy może być już nieaktualny. Jak odróżnić btw-id od numeru KvK i RSIN, opisujemy na stronie holenderski NIP.

Austria i litera U

Austriacki numer to zawsze ATU i osiem cyfr. Litera U jest częścią numeru, a nie skrótem. Zapis AT12345678 bez U to zły format.

Irlandia Północna i kod XI

Po wyjściu Wielkiej Brytanii z Unii firmy z Irlandii Północnej zachowały udział w unijnym systemie VAT w handlu towarami i posługują się w nim numerem z prefiksem XI. Numer z prefiksem GB nie jest numerem VAT UE i nie da się go sprawdzić w unijnym systemie. Przy usługach dla firmy z Irlandii Północnej obowiązują reguły jak dla Wielkiej Brytanii, czyli kraju spoza Unii.

Numer VAT a inne identyfikatory firmy

Zagraniczna firma ma zwykle kilka numerów naraz i każdy z nich wygląda poważnie. Numer w rejestrze handlowym, krajowy numer podatkowy, numer zakładu, numer celny EORI i wreszcie numer VAT UE. Do faktury z adnotacją odwrotne obciążenie albo ze stawką 0% potrzebny jest wyłącznie ten ostatni. Numer EORI łatwo pomylić z numerem VAT, bo w wielu krajach zaczyna się od tego samego kodu i zawiera te same cyfry, ale służy do odpraw celnych, a nie do rozliczeń VAT.

Najpewniejszym źródłem numeru jest dokument wystawiony przez samego kontrahenta: jego faktura, zamówienie z danymi firmy albo umowa. Numer wpisany przez handlowca z rozmowy telefonicznej albo skopiowany z wizytówki sprzed kilku lat warto potraktować jako wstępny i potwierdzić u kontrahenta na piśmie. Przy pierwszym zamówieniu poproś o numer VAT UE wprost tą nazwą, z kodem kraju, i zachowaj wiadomość, w której go dostałeś.

Literówka czy numer nieważny

To dwa zupełnie różne problemy i każdy wymaga innej reakcji. Literówka zmienia kształt numeru: dodaje albo usuwa cyfrę, wstawia literę O zamiast zera, przestawia prefiks. Taki zapis nie pasuje do wzoru kraju i dostaje status złego formatu, zanim jakiekolwiek zapytanie trafi do rejestru. Poprawiasz go sam, porównując z dokumentem od kontrahenta.

Numer nieważny ma kształt zgodny ze wzorem, ale rejestr kraju go nie zna albo nie jest on aktywny dla transakcji między krajami Unii. Tu poprawka zapisu nic nie da. Trzeba zapytać kontrahenta, czy jest zarejestrowany i czy podał właściwy numer. Bywa też trzeci przypadek: literówka, która zamieniła jedną cyfrę na inną. Zapis wtedy pasuje do wzoru, a rejestr odpowiada, że numer jest nieważny albo, co gorsza, że należy do innej firmy. W krajach, które podają nazwę w odpowiedzi, różnica w nazwie od razu to zdradza. W krajach, które nazwy nie podają, jedyną ochroną jest numer przepisany z dokumentu kontrahenta, a nie wpisany z pamięci.

Jak sprawdzamy format w BiznesmeniEU

1. Wybierasz kraj i wpisujesz numer. Prefiks możesz pominąć, a spacje, kropki, kreski i ukośniki usuwamy sami.
2. Porównujemy zapis ze wzorem numerów wybranego kraju. Gdy nie pasuje, wynik ma status złego formatu i nie czekasz na rejestr.
3. Gdy pasuje, sprawdzamy numer w rejestrze kraju nabywcy i pokazujemy status, nazwę i adres, jeśli państwo je podaje, oraz datę i godzinę.
4. Przy imporcie listy kontrahentów z pliku CSV albo XLSX, w planach od Eksport, każdy wiersz przechodzi tę samą kontrolę, więc błędnie zapisane numery widać od razu.

Co oznacza każdy status po stronie rejestru, opisujemy na stronie sprawdzenie VAT EU. O różnicy między polskim NIP a numerem z prefiksem PL piszemy przy temacie sprawdzenie NIP UE, a o tym, co sprawdzić poza numerem, w materiale sprawdzenie kontrahenta UE. Pojedynczy numer wpiszesz na stronie głównej: sprawdzenie VAT unijnego. Plany porównasz w cenniku.