Dlaczego ręczne sprawdzanie listy przestaje działać
Przy pięciu odbiorcach z Niemiec i Czech wpisanie numerów do formularza zajmuje kilka minut. Przy dwustu odbiorcach z kilkunastu krajów ta sama czynność zajmuje pół dnia, a jej wynik jest aktualny tylko w dniu, w którym ktoś ją wykonał. Publiczny formularz VIES Komisji Europejskiej przyjmuje jeden numer na raz, nie ma wgrywania pliku i nie zapisuje historii. Każdy wynik trzeba skopiować albo wydrukować samodzielnie, a gdy rejestr któregoś kraju ma przerwę techniczną, numer trzeba zapamiętać i wrócić do niego później.
W praktyce prowadzi to do jednego z dwóch skutków. Albo firma sprawdza tylko największych klientów i liczy, że reszta jest w porządku, albo sprawdza wszystkich raz na kwartał i przez trzy miesiące wystawia faktury ze stawką 0 procent bez wiedzy o tym, co stało się z numerami w międzyczasie. Oba podejścia zostawiają lukę dokładnie tam, gdzie urząd szuka jej przy kontroli dostaw wewnątrzwspólnotowych, czyli w dniu konkretnej transakcji.
Masowa weryfikacja numerów VAT UE w trzech krokach
- Eksport listy z programu. Z programu fakturującego albo systemu ERP pobierasz listę kontrahentów zagranicznych do pliku CSV albo XLSX. Wystarczą kolumny z krajem, numerem VAT UE i nazwą odbiorcy.
- Import w panelu monitoringu. Wgrywasz plik do 4 MB. Rozpoznajemy kolumny po nagłówku, odrzucamy wiersze bez poprawnego numeru, pomijamy duplikaty i od razu pokazujemy podsumowanie importu.
- Sprawdzenie i archiwum. Wszystkie nowe numery sprawdzamy w rejestrach krajów kontrahentów w ciągu godziny, a potem każdej nocy. Każdy wynik trafia do archiwum potwierdzeń z datą i godziną.
Pojedynczy numer, który pojawia się w trakcie dnia, sprawdzasz w formularzu na górze tej strony albo dodajesz ręcznie do listy. Import pliku służy do tego, żeby nie przepisywać setek numerów i żeby od pierwszego dnia cała baza odbiorców była pod tą samą kontrolą.
Jaki plik przyjmujemy przy imporcie
Nie musisz przerabiać eksportu z programu księgowego na specjalny szablon. Import czyta pierwszy wiersz pliku i sam szuka kolumn po nazwach. Kolumnę z numerem rozpoznaje po słowach numer, VAT albo NIP, kolumnę kraju po słowach kraj, country albo państwo, a nazwę odbiorcy po słowach nazwa, kontrahent, firma, name albo etykieta. Kolejność kolumn nie ma znaczenia, a dodatkowe kolumny są pomijane.
| Układ pliku | Przykład wiersza | Jak go czytamy |
|---|---|---|
| Nagłówek z kolumnami kraj, numer, nazwa | DE, 123456789, Müller Handel GmbH | Kolumny po nazwach, nazwa jako etykieta na liście |
| Bez nagłówka, kod kraju w pierwszej kolumnie | CZ, 12345678, Novák s.r.o. | Kraj, numer i etykieta po kolei |
| Numer z przedrostkiem w jednej kolumnie | NL123456789B01, Van Dijk B.V. | Kraj odczytany z przedrostka numeru |
| Eksport z programu z wieloma kolumnami | Kod klienta, NIP, Nazwa, Miasto, Kraj | Bierzemy NIP, kraj i nazwę, resztę pomijamy |
Po imporcie panel pokazuje trzy liczby: numery dodane, numery, które już były na liście, i wiersze nierozpoznane. Najczęstsze przyczyny odrzucenia to numer krajowy zamiast numeru do transakcji unijnych, brakująca cyfra albo przedrostek kraju wpisany dwa razy. Jak wygląda poprawny numer w każdym z 27 krajów, pokazujemy na stronie o tym, jak czytać NIP EU i formaty numerów krajów.
Co dostajesz dla każdego numeru z listy
| Element | Co zawiera | Do czego się przydaje |
|---|---|---|
| Status numeru | Ważny, nieważny albo oczekujący, gdy rejestr kraju nie odpowiada | Decyzja, czy wystawić fakturę ze stawką 0 procent |
| Nazwa i adres z rejestru | Dane, które kraj kontrahenta udostępnia dla numeru | Porównanie z danymi na zamówieniu i fakturze |
| Potwierdzenie PDF | Data, godzina, wynik i numer konsultacji, gdy podasz swój numer VAT UE | Dowód należytej staranności przy kontroli |
| Historia zmian | Każda zmiana statusu z datą wykrycia | Ustalenie, od kiedy numer przestał być ważny |
| Alert mailem | Kraj, numer, etykieta i nowy status | Wstrzymanie wysyłki, zanim pojedzie kolejny towar |
Gdy rejestr kraju jest w przerwie, numer dostaje status oczekujący i wraca do kolejki ponowień. Nie wpisujemy wyniku, którego rejestr nie potwierdził, a ostatni pewny status zostaje na liście do czasu kolejnej odpowiedzi. Szczegóły codziennego cyklu i alertów opisujemy na stronie o tym, jak działa weryfikacja kontrahenta w monitoringu listy.
Masowa weryfikacja VAT UE a sprawdzanie pojedynczo
| Cecha | Formularz VIES, numer po numerze | Import listy w BiznesmeniEU |
|---|---|---|
| Wprowadzenie 300 numerów | 300 osobnych zapytań | Jeden plik CSV albo XLSX |
| Zapis wyniku | Ręcznie, zrzut ekranu albo wydruk | Automatycznie, PDF w archiwum konta |
| Powtórne sprawdzenie | Od nowa, ręcznie | Codziennie w nocy dla całej listy |
| Przerwa w rejestrze kraju | Trzeba wrócić później | Ponowienie bez Twojego udziału |
| Wspólna praca zespołu | Każdy ma własne zrzuty | Jedna lista konta, od 1 do bez limitu osób zależnie od planu |
| Koszt | Bez opłat, ale czas pracownika | Od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej |
Formularz Komisji Europejskiej jest dobry do jednorazowego sprawdzenia nowego odbiorcy. Kiedy lista ma kilkadziesiąt pozycji albo kontrahenci zmieniają się co miesiąc, ręczna praca zaczyna kosztować więcej niż abonament, a jej wynik i tak nie obejmuje dni między sprawdzeniami.
Limity masowej weryfikacji w planach
Limit oznacza liczbę numerów, które możesz mieć na liście monitoringu w okresie rozliczeniowym. Gdy plik ma więcej numerów niż wolnych miejsc, import zatrzymuje się na limicie, a panel od razu pokazuje, ile wierszy nie weszło i który plan je obejmie. Ceny podajemy netto, do kwoty doliczamy 23 procent VAT.
| Plan | Numery na liście | Osoby w zespole | API | Cena przy płatności rocznej |
|---|---|---|---|---|
| Start | 50 | 1 | nie | 99 zł netto miesięcznie |
| Eksport | 500 | 3 | 5 000 zapytań | 249 zł netto miesięcznie |
| Biuro | 3 000 | 10 | 30 000 zapytań | 499 zł netto miesięcznie |
| Instytucja | 20 000 | bez limitu | 200 000 zapytań | 995 zł netto miesięcznie |
Przy płatności miesięcznej plany kosztują 199, 499, 999 i 1 990 zł netto. Pełne porównanie punktów każdego planu jest w cenniku.
Kto korzysta z masowej weryfikacji
Eksporter z setkami odbiorców w Unii
Producent albo hurtownia, która sprzedaje do kilkunastu krajów, ma zwykle od stu do kilkuset aktywnych odbiorców. Jeden import listy z programu fakturującego zastępuje kwartalny przegląd numerów, a alert o utracie ważności trafia do działu rozliczeń, zanim handlowiec potwierdzi kolejne zamówienie. Plan Eksport mieści 500 numerów i trzy osoby w zespole.
Biuro rachunkowe z wieloma klientami
Biuro, które prowadzi księgi kilkunastu firm handlujących z Unią, potrzebuje osobnej listy dla każdego klienta. W planie Biuro plik importujesz do teczki konkretnej firmy, a potwierdzenia z tej teczki eksportujesz do jej dokumentacji. Więcej o tym układzie piszemy na stronie weryfikacja kontrahentów dla biura rachunkowego.
Dział finansów, który łączy dane z ERP
Gdy lista kontrahentów żyje w systemie ERP i zmienia się codziennie, zamiast eksportu pliku lepiej sprawdza się dodawanie numerów przez API. System wysyła nowy numer do monitoringu w chwili założenia kontrahenta, a zmiany statusów pobiera jednym zapytaniem. Opis kluczy i odpowiedzi jest na stronie API VAT UE do programu fakturującego.
Przykład importu listy 240 odbiorców
Dystrybutor materiałów budowlanych z Wielkopolski sprzedaje do 240 firm w Niemczech, Czechach, na Słowacji i w krajach bałtyckich. Eksport z programu fakturującego ma kolumny Kod, Nazwa, NIP, Kraj i Miasto. Specjalistka ds. rozliczeń zapisuje go jako XLSX i wgrywa w panelu bez żadnych zmian. Import rozpoznaje kolumny NIP, Kraj i Nazwa, dodaje 231 numerów, pomija 4 powtórzone i pokazuje 5 nierozpoznanych wierszy. Przy trzech z nich w kolumnie NIP był wpisany numer krajowy zamiast numeru do transakcji unijnych, przy dwóch brakowało cyfry. Po poprawkach w programie fakturującym te pięć numerów trafia na listę ręcznie.
Godzinę później lista ma pierwsze wyniki. Dwa numery są nieważne, w tym numer odbiorcy, który od roku zamawia regularnie. Zanim pojedzie kolejna dostawa, dział handlowy prosi go o aktualny numer, a księgowość sprawdza w historii, od kiedy status się zmienił. Co robić, gdy towar zdążył już wyjechać, opisujemy w poradniku o tym, jak postąpić, gdy numer VAT UE okazał się nieważny po wysyłce.