Sprawdzenie firmy niemieckiej po NIP i numerze VAT USt-IdNr

Czego szukasz, gdy wpisujesz niemiecki „NIP”

Polski handlowiec dostaje od nowego odbiorcy z Monachium albo Hamburga zamówienie i stopkę maila z kilkoma numerami. Jeden z nich trzeba wpisać na fakturę ze stawką 0%, a reszta do niczego się nie przyda. W Niemczech nie ma jednego numeru odpowiadającego naszemu NIP. Firma ma lokalny numer podatkowy z urzędu skarbowego, numer VAT UE do transakcji z innymi krajami, a od końca 2024 roku także numer identyfikacyjny przedsiębiorcy. Tylko numer VAT UE da się sprawdzić w rejestrze dostępnym z Polski i tylko on decyduje o stawce przy dostawie wewnątrzwspólnotowej.

Jeśli odbiorca podał Ci numer bez przedrostka DE albo z inną liczbą cyfr, to prawie na pewno Steuernummer. Poproś o numer USt-IdNr, zanim wystawisz fakturę. Faktura z błędnym numerem to najprostszy sposób, żeby stracić stawkę 0% przy pierwszej kontroli.

Jak sprawdzić niemiecki numer VAT krok po kroku

1. Wybierz kraj Niemcy i wpisz 9 cyfr. Formularz na górze strony ma Niemcy ustawione domyślnie. Przedrostek DE możesz wpisać albo pominąć, spacje i kropki usuwamy sami.
2. Odczytaj status. Ważny oznacza, że niemiecki urząd zarejestrował firmę do transakcji wewnątrzwspólnotowych w chwili zapytania. Nieważny oznacza, że numer nie istnieje, wygasł albo nie został aktywowany do handlu w Unii.
3. Zapisz potwierdzenie. Po zalogowaniu każde sprawdzenie trafia do archiwum z datą, godziną i numerem konsultacji, jeśli w ustawieniach konta podasz NIP swojej firmy. To ten dokument pokazujesz przy kontroli.
4. Porównaj dane z rejestrem handlowym. Ponieważ niemiecki rejestr VAT nie zwraca nazwy i adresu, nazwę firmy, formę prawną i siedzibę z faktury porównujesz z odpisem z Handelsregister albo z danymi z raportu o kontrahencie.

Cała procedura dla nowego odbiorcy zajmuje kilka minut. Dla stałego odbiorcy, któremu wysyłasz towar co tydzień, ręczne powtarzanie kroku 1 przed każdą fakturą szybko się nie sprawdza i wtedy przydaje się monitoring kontrahentów, który robi to co noc.

Dlaczego przy Niemczech nie zobaczysz nazwy firmy

Przy numerach z Czech, Holandii czy Francji odpowiedź rejestru zawiera zwykle nazwę i adres podatnika. Przy numerach niemieckich nie. Niemcy przekazują w odpowiedzi tylko status, a pełną weryfikację nazwy i adresu, tak zwaną kwalifikowaną odpowiedź, prowadzi federalny urząd podatkowy BZSt. Z tej drogi mogą korzystać wyłącznie pytający, którzy sami mają niemiecki numer VAT. Polska firma bez rejestracji w Niemczech jej nie użyje.

Skutek jest praktyczny. Oszust, który przejął ważny numer istniejącej niemieckiej spółki, dostanie przy sprawdzeniu status „ważny”, a Ty nie zobaczysz, że nazwa na zamówieniu nie zgadza się z firmą, do której numer należy. Dlatego przy pierwszej transakcji z nowym odbiorcą z Niemiec drugi krok, czyli porównanie z rejestrem handlowym, nie jest formalnością. Zwróć uwagę na trzy rzeczy: czy nazwa i forma prawna (GmbH, UG, AG, KG) są identyczne jak w rejestrze, czy adres dostawy nie jest magazynem przeładunkowym w innym kraju i czy osoba, która zamawia, figuruje w rejestrze albo podpisuje się mailem z domeny firmy.

W BiznesmeniEU dokument potwierdzenia przy numerze niemieckim mówi wprost, że rejestr kraju nie podaje nazwy i adresu. Kontrolujący widzi wtedy, że brak danych wynika z zakresu odpowiedzi państwa, a nie z niedbałości sprzedawcy.

Sprawdzenie firmy niemieckiej po NIP przed pierwszą dostawą

Dla odbiorcy, z którym nie masz jeszcze historii płatności, warto zebrać trzy rzeczy, zanim towar wyjedzie z magazynu. Każda zajmuje kilka minut, a razem dają obraz wystarczający przy przedpłacie albo krótkim terminie.

Trzecia pozycja bywa pomijana, a często mówi najwięcej. Niemiecka firma, która ma w Polsce spółkę zależną albo oddział od kilku lat, to inny poziom ryzyka niż spółka założona miesiąc temu z adresem w biurze wirtualnym. Powiązania z polskim KRS pokazujemy w raporcie o kontrahencie razem z historią statusu numeru VAT.

Weryfikacja niemieckiego kontrahenta przy stałej współpracy

Status numeru liczy się w dniu każdej dostawy. Odbiorca, który był ważny w marcu, mógł w czerwcu zakończyć działalność, przejść likwidację albo zostać wykreślony z rejestru VAT z decyzji urzędu. Jeśli wysyłasz do Niemiec regularnie, masz dwie drogi: sprawdzać każdy numer ręcznie przed każdą fakturą albo dodać odbiorców do listy, którą sprawdzamy codziennie.

Monitoring działa tak: dodajesz numery pojedynczo albo wgrywasz plik z programu fakturującego, a my sprawdzamy całą listę w nocy w rejestrach krajów kontrahentów. Każde sprawdzenie zapisujemy jako osobne potwierdzenie, więc przy kontroli za trzy lata znajdziesz dokument dokładnie z dnia konkretnej dostawy. Gdy status któregoś odbiorcy zmieni się na nieważny, dostajesz mail rano, zanim ktoś wystawi kolejną fakturę ze stawką 0%. Przy kilkuset odbiorcach z kilku krajów pomaga masowa weryfikacja VAT UE z pliku.

Jeśli niemiecki rejestr ma przerwę techniczną, co zdarza się zwykle w nocy i w weekendy, nie zapisujemy fałszywego wyniku. Ponawiamy sprawdzenie i dopisujemy potwierdzenie z rozstrzygającym statusem, gdy rejestr odpowie.

Kto najczęściej sprawdza firmy niemieckie

• Producenci i hurtownie wysyłające towar do Niemiec, dla których stawka 0% przy WDT to różnica kilkudziesięciu tysięcy złotych VAT miesięcznie.
• Firmy transportowe i spedycyjne, które fakturują niemieckich zleceniodawców i muszą ustalić miejsce świadczenia usługi.
• Biura rachunkowe obsługujące eksporterów, które prowadzą osobne teczki kontrahentów dla każdego klienta. Więcej na stronie weryfikacja kontrahentów dla biura rachunkowego.
• Firmy usługowe (IT, marketing, montaż), które wystawiają faktury z odwrotnym obciążeniem i potrzebują dowodu, że nabywca jest podatnikiem.

Formularz VIES czy monitoring z archiwum

Publiczna wyszukiwarka Komisji Europejskiej sprawdzi niemiecki numer równie dobrze jak my, bo oba sprawdzenia trafiają do tego samego rejestru. Różnica jest w tym, co zostaje po sprawdzeniu.

Przy kilku odbiorcach z Niemiec i rzadkich dostawach publiczny formularz i porządny folder ze zrzutami ekranu wystarczą. Gdy odbiorców jest kilkudziesięciu, a dostawy idą co tydzień, koszt jednej przegranej kontroli WDT wielokrotnie przewyższa roczny abonament. Plany porównasz w cenniku, a o samym dowodzie piszemy na stronie potwierdzenie numeru VAT VIES.