Ważny numer nabywcy jako warunek stawki 0%
Od 1 stycznia 2020 r. przepisy unijne traktują numer VAT nabywcy jako warunek materialny zwolnienia dostawy wewnątrzwspólnotowej, a nie zwykłą formalność, którą można uzupełnić po latach. W polskiej ustawie o podatku od towarów i usług odpowiada temu art. 42 ust. 1. Stawka 0% przysługuje przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów tylko wtedy, gdy spełnione są łącznie trzy warunki.
- Nabywca ma właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez jego państwo, z dwuliterowym kodem kraju, i podał ten numer sprzedawcy.
- Przed upływem terminu na złożenie deklaracji za dany okres sprzedawca ma w dokumentacji dowody, że towar wyjechał z Polski i dotarł do nabywcy w innym kraju Unii.
- W chwili składania deklaracji, w której wykazuje tę dostawę, sprzedawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT UE.
Pierwszy warunek ma dwie części, o których łatwo zapomnieć. Numer musi być ważny, czyli aktywny w rejestrze kraju nabywcy, a do tego nabywca musi go sprzedawcy przekazać. Numer znaleziony samodzielnie w internecie, bez potwierdzenia od kontrahenta, nie spełnia litery przepisu. Dlatego dobra praktyka to numer zapisany w zamówieniu albo umowie i sprawdzony w rejestrze w dniu transakcji.
Informacja podsumowująca jako drugi warunek
Artykuł 100 ust. 1 pkt 1 nakłada na podatnika VAT UE obowiązek składania informacji podsumowujących o wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów. Składa się je za okresy miesięczne, elektronicznie, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 100 ust. 3). W informacji wykazuje się między innymi numer VAT każdego nabywcy, więc literówka w numerze przenosi się z faktury prosto do urzędu.
Artykuł 42 ust. 1a wprowadza tu twardą sankcję. Stawki 0% nie stosuje się, jeżeli podatnik nie złożył informacji podsumowującej albo złożona informacja nie zawiera prawidłowych danych o dostawach. Wyjątek dotyczy sytuacji, w której podatnik należycie wyjaśnił uchybienie na piśmie naczelnikowi urzędu skarbowego. W praktyce oznacza to, że wykryty błąd trzeba poprawić korektą i opisać od razu, a nie czekać na pytanie z urzędu.
Usługi dla firm z Unii i odwrotne obciążenie
Przy usługach logika jest inna niż przy towarach, ale numer nabywcy znów gra główną rolę. Według art. 28b ust. 1 miejscem świadczenia usług na rzecz podatnika jest co do zasady miejsce, w którym usługobiorca ma siedzibę działalności gospodarczej. Polska firma, która świadczy usługę informatyczną czy doradczą dla spółki z Holandii, nie nalicza polskiego VAT, a podatek rozlicza nabywca w swoim kraju. Na fakturze pojawia się wtedy adnotacja „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt 18).
Cały mechanizm działa tylko wtedy, gdy usługobiorca jest podatnikiem. Rozporządzenie wykonawcze Rady nr 282/2011 pozwala usługodawcy uznać nabywcę za podatnika, gdy ten przekazał swój numer VAT, a usługodawca uzyskał potwierdzenie jego ważności wraz z nazwą i adresem. Jeśli numer okaże się nieważny, a sprzedawca nie ma dowodu sprawdzenia, urząd może uznać, że usługa trafiła do konsumenta i powinna być opodatkowana w Polsce. Takie usługi również trafiają do informacji podsumowującej (art. 100 ust. 1 pkt 4).
Dowód z dnia transakcji, a nie z dnia kontroli
Kontrola przychodzi zwykle rok albo dwa lata po sprzedaży. Wtedy liczy się nie to, jaki status ma numer dzisiaj, ale to, jaki miał w dniu dostawy. Firma z Czech mogła zostać wyrejestrowana w ubiegłym miesiącu, a w dniu wysyłki mieć w pełni ważny numer. Odwrotnie także bywa: kontrahent z wieloletnią historią mógł mieć numer zawieszony akurat w tygodniu, w którym wystawiono fakturę.
Przykład rachunkowy pokazuje, o jaką stawkę toczy się gra. Przy fakturze na 40 000 zł netto różnica między stawką 0% a stawką 23% wynosi 9 200 zł podatku, do tego dochodzą odsetki za zwłokę. Przy stałym odbiorcy, któremu wysyła się towar co miesiąc, kwota ta mnoży się przez każdy okres, w którym zabrakło dowodu. Dlatego weryfikacja jednorazowa przy pierwszym zamówieniu nie wystarcza, a sensowna jest stała weryfikacja kontrahenta przed każdą wysyłką.
Co sprawdza urząd przy kontroli
Kontrolujący porównuje kilka źródeł naraz. Zestawia faktury i ewidencję z informacjami podsumowującymi, a dane z informacji z tym, co o tym samym kontrahencie zgłosiła administracja jego kraju. Rozbieżność w numerze albo w kwocie to pierwszy sygnał, że warto przyjrzeć się transakcji. Następnie urząd prosi o dowody wywozu wymienione w art. 42 ust. 3 i kolejnych, czyli dokumenty przewozowe i specyfikację ładunku, oraz o dowód, że numer nabywcy był ważny.
W tym ostatnim punkcie najczęściej brakuje czegoś konkretnego. Księgowa pamięta, że sprawdzała numer, ale nie umie wskazać kiedy ani pokazać wyniku. Warto też wiedzieć, że art. 97 ust. 17 pozwala uzyskać od urzędu skarbowego potwierdzenie, że dany podmiot jest zidentyfikowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w innym kraju. To dobra droga w sprawach spornych, ale zbyt powolna, by stosować ją przy każdej fakturze.
Jak długo przechowywać dokumentację
Artykuł 112 ustawy o VAT nakazuje przechowywać ewidencje i wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem podatku do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ordynacja podatkowa w art. 70 § 1 ustala ten termin na 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykład: dostawa z grudnia 2026 r. ma termin płatności w styczniu 2027 r., więc przedawnienie mija z końcem 2032 r. Zawieszenie albo przerwanie biegu przedawnienia może ten czas wydłużyć.
Dowód ważności numeru jest częścią tej dokumentacji. Musi więc przetrwać zmianę księgowej, zmianę programu i porządki na dysku. Najlepiej, gdy leży obok faktury i dokumentów przewozowych, a przy jednym kontrahencie da się szybko znaleźć wszystkie sprawdzenia z wybranego okresu.
Porównanie dowodów sprawdzenia
| Cecha | Zrzut ekranu | Zapis w programie do faktur | Potwierdzenie z numerem konsultacji |
|---|---|---|---|
| Data i godzina sprawdzenia | tylko jeśli widać zegar systemu | zwykle data, rzadko godzina | data i godzina zapytania |
| Identyfikator zapytania | brak | brak | unikalny numer konsultacji |
| Kto pytał | nie wiadomo | użytkownik programu | numer VAT UE wnioskodawcy |
| Odporność na podważenie | niska, obraz łatwo zmienić | średnia, zależy od programu | wysoka, numer można zweryfikować |
| Dostępność po latach | zależy od porządku w plikach | znika przy zmianie programu | archiwum PDF przypisane do kontrahenta |
Więcej o tym, skąd bierze się numer konsultacji i co dokładnie zawiera taki dokument, piszemy na stronie potwierdzenie numeru VAT VIES.
Jak weryfikacja VAT UE działa w BiznesmeniEU
- Wybierasz kraj kontrahenta (27 krajów Unii oraz Irlandię Północną z kodem XI) i wpisujesz numer. Sprawdzamy go w rejestrze kraju nabywcy.
- Wynik pokazuje status numeru, nazwę i adres firmy, jeśli rejestr kraju je udostępnia, oraz datę i godzinę sprawdzenia.
- Jeżeli w ustawieniach konta podasz numer VAT UE swojej firmy jako wnioskodawcy, potwierdzenie dostaje numer konsultacji.
- Potwierdzenie trafia do archiwum PDF. Filtrujesz je po dacie i kontrahencie, a pliki pobierasz do własnej dokumentacji.
- Kontrahentów, którym sprzedajesz regularnie, dodajesz do monitoringu. Sprawdzamy ich numery codziennie w nocy, a o zmianie statusu dostajesz alert mailem.
Gdy rejestr kraju chwilowo nie odpowiada, wynik ma taki właśnie status, a my ponawiamy sprawdzenie. Nigdy nie zgadujemy, czy numer jest ważny. Jeśli przed weryfikacją chcesz upewnić się, że numer od kontrahenta ma poprawną postać i właściwy prefiks, przeczytaj, na czym polega sprawdzenie NIP UE.