Raport z weryfikacji kontrahenta VAT dla odbiorców z UE, który obroni się przy kontroli

Raport z weryfikacji kontrahenta VAT to dwa różne dokumenty

Księgowa, która szuka „raportu z weryfikacji kontrahenta VAT”, zwykle ma przed sobą jedno z dwóch zadań. Pierwsze to kontrahenci krajowi: sprawdzenie, czy dostawca jest czynnym podatnikiem VAT i czy rachunek z faktury jest na białej liście, zanim zapłacisz ponad 15 000 zł. Drugie to kontrahenci z innych krajów Unii: dowód, że numer VAT UE nabywcy był ważny w dniu dostawy wewnątrzwspólnotowej albo usługi z odwrotnym obciążeniem. To dwa różne rejestry, dwa różne identyfikatory zapytania i dwa różne ryzyka przy kontroli.

Programy księgowe i bankowość firmowa dobrze radzą sobie z pierwszym zadaniem. Większość z nich pozwala zaznaczyć kontrahentów z rejestru VAT i pobrać plik z identyfikatorami z białej listy. Z drugim jest gorzej, bo biała lista nie zna numerów z prefiksem DE, CZ czy FR. Ten poradnik dotyczy właśnie raportu dla kontrahentów z Unii, bo tam kwoty przy przegranej kontroli są największe.

Co powinien zawierać raport z weryfikacji kontrahenta VAT UE

Kontrolujący nie pyta, czy „sprawdzaliście kontrahentów”. Pyta o konkretną fakturę z konkretnego dnia. Raport ma pozwolić odpowiedzieć na to pytanie w minutę, więc każdy wiersz potrzebuje kilku pól.

• Kod kraju i numer VAT UE dokładnie tak, jak trafił na fakturę.
• Status zwrócony przez rejestr kraju: ważny albo nieważny, a przy przerwie w rejestrze informacja, że kraj nie odpowiedział.
• Nazwa i adres z rejestru, jeśli kraj je udostępnia. Niemcy i Hiszpania ich nie podają, wtedy raport powinien to wprost mówić, a nie zostawiać pustą kolumnę.
• Data i godzina zapytania, najlepiej z dnia wystawienia faktury albo dnia wysyłki.
• Numer konsultacji, czyli identyfikator nadany przez system, gdy pytający podał własny numer VAT UE. To on odróżnia zapis od zwykłej notatki.

Do raportu dołącza się zwykle pojedyncze potwierdzenia dla faktur, o które urząd zapytał wprost. Różnicę między zrzutem ekranu a potwierdzeniem z numerem konsultacji opisujemy w poradniku potwierdzenie numeru VAT VIES a zrzut ekranu.

Dlaczego ręczny raport z VIES się nie broni

Publiczny formularz VIES odpowiada na jedno zapytanie naraz i nie zapisuje niczego za Ciebie. Kto robi raport ręcznie, robi zwykle jedną z trzech rzeczy: zrzuty ekranu w folderze, wydruki w segregatorze albo arkusz, w którym ktoś wpisuje „ważny” obok numeru. Każda z tych metod ma tę samą słabość. Jeśli w dniu dostawy nikt nie sprawdził numeru, dziś tego nie nadrobisz, bo VIES nie odpowiada wstecz. Szerzej piszemy o tym w poradniku potwierdzenie VIES na dany dzień transakcji.

Druga słabość to skala. Przy pięciu odbiorcach i jednej dostawie w miesiącu folder ze zrzutami jest do opanowania. Przy czterdziestu odbiorcach i dostawach co tydzień daje to ponad dwa tysiące plików rocznie, a kontrolujący zapyta akurat o ten jeden, którego brakuje. Arkusz z wpisanym ręcznie słowem „ważny” nie jest dowodem w ogóle, bo nie ma w nim niczego, co pochodzi z rejestru.

Raport z weryfikacji kontrahentów UE z archiwum, krok po kroku

W BiznesmeniEU raport nie jest osobnym zadaniem na koniec miesiąca. Powstaje sam z tego, co i tak sprawdzamy.

1. Dodaj odbiorców z Unii do monitoringu. Pojedynczo albo plikiem CSV lub XLSX z programu fakturującego. Opis importu znajdziesz na stronie masowa weryfikacja VAT UE.
2. Podaj w ustawieniach konta numer VAT swojej firmy. Dzięki temu każde sprawdzenie dostaje numer konsultacji z rejestru.
3. Pozwól, żeby lista sprawdzała się co noc. Każdy wynik zapisujemy w archiwum jako osobne potwierdzenie z datą i godziną. Gdy numer zmieni status na nieważny, dostajesz mail rano.
4. Na koniec okresu pobierz plik. W archiwum ustawiasz zakres dat, na przykład cały kwartał, i pobierasz CSV albo XLSX ze wszystkimi sprawdzeniami. Potwierdzenie PDF dla pojedynczej faktury pobierasz z tego samego miejsca.

Efekt przy kontroli: wybierasz kontrahenta i datę faktury, a dokument z tamtego dnia jest gotowy. Nie trzeba odtwarzać niczego dokumentami zastępczymi ani prosić urzędu o informację z wymiany między administracjami. Jak wygląda sam monitoring, pokazujemy na stronie monitoring kontrahentów.

Raport dla biura rachunkowego z wieloma klientami

Biuro, które obsługuje kilku eksporterów, potrzebuje raportu osobno dla każdego klienta, bo kontrola przychodzi do klienta, a nie do biura. W planie Biuro kontrahentów każdego klienta trzymasz w osobnej teczce, a eksport archiwum filtrujesz po teczce i zakresie dat. Klient dostaje plik ze swoimi odbiorcami, a nie z całą bazą biura. Szczegóły podziału i ról w zespole są na stronie weryfikacja kontrahentów dla biura rachunkowego.

Klient, który przy okazji pyta o rzetelność samego odbiorcy, a nie tylko o numer VAT, zwykle chce czegoś więcej niż status z rejestru. Dla nowych odbiorców z Unii mamy raport o kontrahencie z historią statusu numeru i powiązaniami z polskimi spółkami.

Ile kosztuje raport z weryfikacji kontrahentów UE

Pojedyncze sprawdzenie numeru w formularzu na stronie głównej jest bez opłat i bez konta. Archiwum potwierdzeń, codzienny monitoring i eksport do pliku są w planach płatnych.

Dla porównania: jedna zakwestionowana dostawa wewnątrzwspólnotowa na 50 000 zł netto to 11 500 zł VAT do zapłaty, a do tego odsetki. Pełne zestawienie planów, z cenami przy płatności miesięcznej, jest w cenniku.