Najpierw ustal, kiedy numer stracił ważność
Komunikat o nieważnym numerze nabywcy po wysyłce towaru wywołuje zwykle odruch natychmiastowej korekty. To błąd. Zanim cokolwiek zmienisz w rozliczeniu, ustal jedną rzecz: czy numer był nieważny w dniu dostawy, czy stał się nieważny później. Od odpowiedzi zależy cała dalsza ścieżka, a pomyłka w obie strony kosztuje. Niepotrzebna korekta oznacza zapłatę podatku, którego nie było. Brak koniecznej korekty oznacza zaległość z odsetkami.
Bieżący wynik sprawdzenia pokazuje wyłącznie dzisiejszy stan rejestru. Żeby ustalić stan z dnia dostawy, potrzebujesz potwierdzenia wykonanego wtedy. Jeżeli Twoja firma zapisuje potwierdzenia przy każdej fakturze, odpowiedź masz w archiwum. Jeżeli nie, zostają historia sprawdzeń kontrahenta, korespondencja z nim i oficjalne potwierdzenie z urzędu skarbowego na podstawie art. 97 ust. 17 ustawy o VAT.
Cztery scenariusze i ich skutki
W praktyce nieważny numer po wysyłce pojawia się w kilku typowych układach. Każdy z nich prowadzi do innej decyzji.
| Sytuacja | Stan w dniu dostawy | Co zwykle oznacza dla stawki 0% | Pierwszy krok |
|---|---|---|---|
| Numer unieważniony po dostawie | ważny, jest potwierdzenie | stawka 0% się broni | wstrzymać kolejne dostawy do wyjaśnienia |
| Numer nieważny już w dniu dostawy | nieważny | warunek ważnego numeru niespełniony | ustalić z kontrahentem właściwy numer, przygotować korektę |
| Literówka w numerze na fakturze | kontrahent miał ważny inny numer | do naprawy korektą danych | faktura korygująca i korekta informacji podsumowującej |
| Unieważnienie z datą wsteczną | w rejestrze ważny, później cofnięty | zależy od dobrej wiary i dowodów | zebrać potwierdzenia z dnia dostawy i dokumenty transakcji |
Pierwszy scenariusz jest najczęstszy i najmniej groźny. Kontrahent zakończył działalność, połączył się z inną spółką albo stracił rejestrację z powodu zaległości wobec swojej administracji. Dostawa sprzed tej zmiany była prawidłowa. Problem dotyczy przyszłości: kolejne wysyłki do tej firmy nie mogą być rozliczane jak dotychczas.
Numer ważny w dniu dostawy, nieważny później
Art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT i art. 138 dyrektywy 2006/112/WE wymagają, by nabywca miał ważny numer i podał go sprzedawcy. Ocena odnosi się do transakcji, a nie do stanu rejestru w dniu kontroli. Jeżeli masz potwierdzenie z dnia dostawy, dowody wywozu i prawidłową informację podsumowującą, późniejsze unieważnienie numeru nie wymaga korekty.
Mimo to warto zrobić trzy rzeczy. Dołącz do dokumentacji transakcji notatkę z datą, w której zauważyłeś zmianę statusu. Zapytaj kontrahenta, co się stało i czy ma nowy numer. Wstrzymaj kolejne faktury ze stawką 0% do chwili wyjaśnienia. Najwięcej ryzyka pojawia się bowiem nie przy dostawie, która już się odbyła, ale przy następnej, wysłanej z rozpędu na stary numer.
Numer nieważny już w dniu dostawy
Ten scenariusz jest poważniejszy. Od 2020 r., po zmianach w przepisach unijnych nazywanych potocznie quick fixes, ważny numer nabywcy jest warunkiem materialnym zwolnienia dostawy wewnątrzwspólnotowej. Brak takiego numeru w dniu dostawy oznacza, że warunek stawki 0% nie był spełniony, nawet jeżeli towar fizycznie dotarł do innego kraju Unii.
Skutek jest taki, że dostawę rozlicza się ze stawką właściwą dla sprzedaży tego towaru w kraju, zwykle 23%. Zanim jednak przygotujesz korektę, sprawdź dwie rzeczy. Po pierwsze, czy kontrahent nie miał innego, ważnego numeru, który po prostu nie trafił na fakturę. Po drugie, czy wynik nie był chwilową awarią rejestru kraju nabywcy, a nie rzeczywistym brakiem rejestracji. Komunikat o niedostępności systemu krajowego to coś innego niż status nieważny.
Dobra wiara i należyta staranność
Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wielu orzeczeniach dotyczących dostaw wewnątrzwspólnotowych wskazywał, że sprzedawca działający w dobrej wierze, który podjął wszelkie rozsądne środki, by upewnić się co do prawidłowości transakcji, nie powinien ponosić skutków oszustwa nabywcy. Orzecznictwo to dotyczy zwłaszcza sytuacji, w których nabywca przedstawił nieprawdziwe informacje albo jego rejestracja została cofnięta po fakcie.
Dobrej wiary nie da się jednak zadeklarować. Trzeba ją wykazać dokumentami. Liczy się przede wszystkim potwierdzenie ważności numeru z dnia transakcji, zgodność nazwy i adresu z rejestrem, normalny przebieg handlowy, czyli płatność z rachunku firmy i transport na adres jej działalności, oraz brak sygnałów ostrzegawczych. Firma, która sprawdza numery przed każdą wysyłką i archiwizuje wyniki, ma w takim sporze zupełnie inną pozycję niż ta, która sprawdziła numer raz, dwa lata wcześniej. Jak zbudować taki proces, opisujemy w poradniku o dowodzie weryfikacji VAT UE do kontroli.
Korekta krok po kroku
Gdy ustalisz, że w dniu dostawy numer był nieważny i nie ma innego ważnego numeru, przygotuj korektę w uporządkowanej kolejności.
- Zbierz dokumenty transakcji: fakturę, dowody wywozu, korespondencję z kontrahentem i wyniki sprawdzeń numeru.
- Porozmawiaj z kontrahentem. Zapytaj o przyczynę braku numeru i o to, czy zgodzi się dopłacić podatek do ceny.
- Wystaw fakturę korygującą ze stawką krajową, jeżeli nabywca dopłaca podatek. Gdy nie dopłaca, uzgodnij z doradcą sposób wyliczenia podatku z otrzymanej kwoty.
- Skoryguj ewidencję i deklarację w pliku JPK za okres, w którym dostawa była wykazana, i zapłać różnicę podatku z odsetkami za zwłokę.
- Złóż korektę informacji podsumowującej VAT-UE, usuwając z niej tę dostawę, a przy innym rodzaju błędu dołącz pisemne wyjaśnienie dla naczelnika urzędu skarbowego, o którym mowa w art. 42 ust. 1a.
- Zablokuj kontrahenta w kartotece do czasu uzyskania ważnego numeru, żeby kolejne dostawy nie powieliły błędu.
Przykład liczbowy, jawnie hipotetyczny. Faktura opiewała na 40 000 zł netto ze stawką 0%. Jeżeli nabywca dopłaci podatek, należny VAT wynosi 9 200 zł. Jeżeli nie dopłaci i umowa nie pozwala doliczyć podatku, przyjmuje się zwykle, że 40 000 zł to kwota brutto, i podatek liczy się metodą od kwoty brutto: 40 000 zł razy 23 podzielone przez 123, czyli około 7 480 zł. Różnica w kosztach dla Twojej firmy jest wyraźna, dlatego rozmowa z kontrahentem powinna nastąpić przed korektą, a nie po niej.
Rozmowa z kontrahentem
Kontrahent często nie wie, że jego numer przestał być aktywny. Rejestracja do transakcji wewnątrzwspólnotowych bywa w niektórych krajach wygaszana po okresie bez takich transakcji albo przy zmianie formy działalności. Krótka wiadomość z wynikiem sprawdzenia, datą i prośbą o wyjaśnienie zwykle wystarcza, żeby ustalić, co się stało.
W rozmowie warto zapytać o cztery sprawy: od kiedy numer jest nieaktywny, czy firma ma inny numer albo złożyła wniosek o rejestrację, czy zgodzi się dopłacić podatek przy korekcie oraz czy kolejne zamówienia mają być realizowane do czasu wyjaśnienia. Odpowiedzi zapisz w dokumentacji transakcji. Jeżeli kontrahent przestaje odpowiadać, a jednocześnie zmienił adres dostaw albo rachunek, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy. Szerzej o takich sygnałach piszemy na stronie sprawdzenie kontrahenta UE.
Powrót do stawki 0% po uzyskaniu numeru
Częste pytanie brzmi: czy po korekcie na 23% można wrócić do stawki 0%, gdy kontrahent uzyska numer. Ustawa o VAT wprost przewiduje późniejsze ujęcie dostawy ze stawką 0% w innej sytuacji, mianowicie gdy dowody wywozu towaru dotarły po terminie. Nie zawiera równie wyraźnej reguły dla numeru uzyskanego po dniu dostawy, a od 2020 r. numer jest warunkiem materialnym ocenianym na moment transakcji.
Dlatego nie zakładaj takiej możliwości z góry. Jeżeli kwota jest istotna, rozważ opinię doradcy podatkowego albo wniosek o interpretację indywidualną, opisując dokładnie daty rejestracji nabywcy i dostawy. Pewniejszą drogą jest zapobieganie: weryfikacja kontrahenta co noc z alertem o zmianie statusu pozwala zauważyć problem przed wysyłką, a nie po niej.
Jak ograniczyć ryzyko przy następnej wysyłce
Wszystkie opisane scenariusze mają wspólny mianownik. Najłatwiej je rozwiązać, gdy istnieje potwierdzenie z dnia dostawy, najlepiej z numerem konsultacji. Czym ono się różni od zrzutu ekranu, wyjaśniamy w poradniku o potwierdzeniu numeru VAT z numerem konsultacji. Zanim wyślesz kolejny towar do tego samego odbiorcy, zrób sprawdzenie VAT unijnego i zapisz wynik razem z fakturą.