Weryfikacja kontrahenta z UE po nazwie firmy, gdy nie masz numeru VAT

Czy VIES pozwala na weryfikację po nazwie firmy

Nie. VIES nie wyszukuje firm po nazwie, adresie ani nazwisku przedstawiciela. Sprawdza konkretny numer VAT w rejestrze kraju, który go nadaje. Nazwa i adres są wynikiem zapytania, jeśli kraj je udostępnia, a nie kluczem wyszukiwania. Niektóre kraje, w tym Niemcy i Hiszpania, nie zwracają w VIES nazwy firmy. Brak nazwy w odpowiedzi nie oznacza więc sam w sobie, że numer jest nieważny.

Masz zamówienie mailem, wizytówkę z targów albo zapytanie z platformy i chcesz przygotować fakturę. Weryfikacja kontrahenta po nazwie firmy zaczyna się wtedy poza VIES. Ustalasz, jaki podmiot stoi za nazwą, zdobywasz jego numer VAT UE i dopiero sprawdzasz status podatkowy. Nazwa marki może różnić się od nazwy spółki, która kupuje towar i ma znaleźć się na fakturze.

Przy dostawie wewnątrzwspólnotowej ważny numer VAT UE nabywcy jest warunkiem stawki 0%, ale potrzebujesz także pozostałych warunków ustawowych, w tym dokumentów wywozu. Przy usłudze rozliczanej przez nabywcę ustalasz również jego status podatnika i miejsce świadczenia. Sam zielony wynik nie rozstrzyga sposobu opodatkowania każdej transakcji.

Gdzie znaleźć firmę po nazwie w poszczególnych krajach UE

Zaczynasz od rejestru kraju siedziby. Szukasz pełnej nazwy i porównujesz miejscowość oraz formę prawną. Wyników o podobnym brzmieniu może być kilka, dlatego sam pierwszy rezultat wyszukiwania nie wystarcza. Poniższa tabela pokazuje drogę od nazwy do identyfikatora, który następnie potwierdzasz z odbiorcą.

Zakres danych i sposób wyszukiwania zależą od rejestru oraz formy prawnej przedsiębiorcy. Brak wyniku dla skróconej nazwy nie przesądza o nieistnieniu firmy. Poproś o nazwę rejestrową i dokument z identyfikatorem. Różnice między czeskimi oznaczeniami wyjaśnia poradnik czeski NIP, a relację między KvK, RSIN i btw-id strona holenderski NIP.

Nie buduj numeru wyłącznie z podobieństwa cyfr. Nawet gdy format wygląda prawidłowo, firma może nie być zarejestrowana do transakcji unijnych. Niemieckiego numeru HRB nie przepisujesz do pola VAT, a francuskiego numeru złożonego według wzoru nie traktujesz jako potwierdzonego bez sprawdzenia.

Przy wyszukiwaniu sprawdź również, czy oglądasz dane siedziby przedsiębiorstwa, czy jego lokalnego zakładu. Adres punktu odbioru może być prawidłowy, choć różni się od adresu rejestrowego. Potrzebujesz jednak wyjaśnienia tej różnicy w zamówieniu. Gdy firma zmienia nazwę lub siedzibę, poproś o aktualne dane i dokument pozwalający połączyć dotychczasowe oznaczenie z obecnym wpisem.

Weryfikacja kontrahenta po nazwie firmy krok po kroku

Przed wystawieniem faktury zbierz dane w dokumentacji zamówienia. Handlowiec przekazuje je księgowości razem z wynikiem sprawdzenia, żeby na fakturze nie pojawił się podmiot wybrany wyłącznie na podstawie podobnej nazwy.

1. Ustal kraj siedziby i pełną nazwę z formą prawną. Poproś odbiorcę o dane do faktury. Kraj magazynu, język korespondencji i końcówka domeny nie muszą wskazywać siedziby nabywcy. Oddziel nazwę marki od nazwy prawnej.
2. Znajdź firmę w rejestrze kraju. Porównaj nazwę, adres, numer rejestrowy i status podmiotu. Sprawdź dostępne dane reprezentacji. Zapisz wynik, żeby później móc wykazać, na jakiej podstawie przypisujesz zamówienie do tej spółki.
3. Poproś odbiorcę o numer VAT UE na piśmie. Zachowaj odpowiedź i porównaj dane z rejestrem. Jeśli rejestr nie pokazuje numeru VAT, zestaw nazwę i adres z dokumentem otrzymanym od klienta. Nie zgaduj brakujących znaków numeru.
4. Sprawdź numer w formularzu na górze strony. Wybierz właściwy kraj i porównaj nazwę oraz adres zwrócone przez rejestr VAT z danymi nabywcy. Gdy kraj nie udostępnia tych danych, zachowaj wynik statusu i osobno wyjaśnij tożsamość firmy.
5. Zapisz potwierdzenie z numerem konsultacji. Podaj własny numer VAT UE jako wnioskodawcy, aby uzyskać identyfikator zapytania. Powiąż potwierdzenie z zamówieniem i fakturą. Jeśli dostawa następuje później, sprawdź numer ponownie w dniu dostawy.

Pełniejszą ocenę przed pierwszą transakcją opisuje sprawdzenie kontrahenta UE. O tym, co zachować w dokumentacji, przeczytasz na stronie potwierdzenie VIES. Brak odpowiedzi rejestru nie oznacza nieważnego numeru. Ponów zapytanie i do czasu otrzymania wyniku nie zapisuj w dokumentach, że status jest potwierdzony.

VIES pokazuje status w chwili zapytania, więc późniejsze sprawdzenie nie odtwarza wyniku z dnia wysyłki. Ustal w zespole, kto sprawdza numer przed wydaniem towaru i gdzie zapisuje dokument. Księgowość potrzebuje dostępu do tego samego potwierdzenia, z którego korzysta sprzedaż. Sam wpis „sprawdzone” w notatce do zamówienia nie pokazuje odpowiedzi rejestru.

Nazwa z rejestru VAT nie zgadza się z zamówieniem

Skrót nazwy, brak znaków diakrytycznych albo marka handlowa wymagają wyjaśnienia, ale nie przesądzają o oszustwie. Porównaj pełną nazwę prawną, siedzibę i identyfikatory. Poproś o poprawione dane do faktury oraz potwierdzenie, kto składa zamówienie. Jeśli wynik wskazuje zupełnie inną spółkę, wstrzymaj wysyłkę do wyjaśnienia.

Sygnałami podszywania się pod istniejącą spółkę są mail z darmowej domeny, adres dostawy niezwiązany z nabywcą oraz nagła zmiana numeru rachunku. Każdy wymaga sprawdzenia w kontekście zamówienia. Potwierdź ustalenia przez kontakt znaleziony niezależnie od podejrzanej wiadomości. Nie opieraj rozmowy wyłącznie na numerze telefonu podanym przez jej nadawcę.

Przy niewyjaśnionych rozbieżnościach nie zwalniaj towaru. Po ustaleniu tożsamości rozważ przedpłatę jako warunek handlowy, pamiętając, że wpływ pieniędzy nie naprawia błędnych danych podatkowych. Jeśli problem wychodzi po dostawie, dalsze działania opisuje poradnik nieważny numer VAT UE po wysyłce. Zachowaj korespondencję i dokumenty transportowe.

Zagraniczna firma z polską spółką córką

Firma z UE może działać w Polsce przez spółkę z o.o. Nazwa polskiej spółki bywa podobna do nazwy zagranicznego wspólnika, ale są to odrębne podmioty. Polska spółka córka ma własny NIP i własny numer z prefiksem PL, jeśli jest zarejestrowana do VAT UE. Numeru zagranicznego właściciela nie przypisujesz automatycznie polskiej spółce.

Po nazwie szukasz podmiotu w naszym katalogu polskich spółek z zagranicznymi wspólnikami. Powiązania w Polsce sprawdzasz w raporcie o kontrahencie. To pomaga ustalić relację między podmiotami i skierować pytania do właściwej firmy, ale samo powiązanie kapitałowe nie dowodzi, kto kupuje towar ani kto odpowiada za zapłatę.

Fakturę wystawiasz na rzeczywistego nabywcę wskazanego w uzgodnieniach, a nie na firmę, którą łatwiej odnajdujesz w rejestrze. Jeśli zamawia zagraniczna spółka, a odbiera jej polska córka, wyjaśnij role i przebieg transportu przed rozliczeniem. Sam zagraniczny numer VAT na zamówieniu nie uzasadnia stawki 0% dla towaru, który pozostaje w Polsce.

Ręczne szukanie w rejestrach czy monitoring z archiwum

Poszukiwanie firmy po nazwie i kontrola jej numeru to kolejne etapy. Monitoring zaczyna się od ustalonego numeru VAT UE. Nie wyszukuje go za Ciebie w zagranicznym rejestrze i nie potwierdza umocowania osoby, która pisze mail. Pomaga natomiast zachować ciągłość sprawdzeń po rozpoczęciu współpracy.

Monitoring z archiwum potwierdzeń PDF jest dostępny od planu Start za 199 zł netto miesięcznie albo 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej. Listę odbiorców z pliku wgrywasz od planu Eksport. Zakres usługi opisuje monitoring kontrahentów, a warunki rozliczenia znajdziesz w cenniku.

Gdy masz już numer nowego odbiorcy, wróć do formularza nad treścią. Porównaj wynik z danymi zamówienia, zachowaj potwierdzenie i dopiero przekaż komplet dokumentów do rozliczenia.