Dlaczego VIES nie wystawi potwierdzenia na dzień wstecz
Wyszukiwarka VIES nie jest bazą historyczną. Gdy wpisujesz numer, system przekazuje zapytanie do rejestru kraju kontrahenta i zwraca odpowiedź według stanu na tę sekundę. Nie ma pola „data”, nie ma zakładki z historią i nie ma sposobu, żeby zapytać, jaki status miał numer 14 marca. Numer konsultacji, który dostajesz po podaniu własnego numeru VAT UE, też jest przypięty do chwili zapytania. Potwierdza, że w tej konkretnej chwili zapytałeś i dostałeś określoną odpowiedź.
Dla firmy, która sprzedaje do innych krajów Unii ze stawką 0%, ma to konsekwencję bardzo praktyczną. Status numeru nabywcy liczy się w dniu dostawy. Jeśli w dniu dostawy go nie zapisałeś, po tygodniu, miesiącu albo trzech latach nie wygenerujesz dokumentu, który by to zastąpił. Możesz tylko zbierać poszlaki albo prosić o pomoc urzędy, a to trwa.
Kiedy ten problem wychodzi na jaw
Najczęściej w trzech sytuacjach, i w każdej z nich czas gra przeciwko Tobie.
- Zawiadomienie o kontroli albo czynności sprawdzające dotyczące dostaw wewnątrzwspólnotowych z konkretnego okresu. Urząd prosi o dokumenty do wskazanych faktur, a w teczce jest faktura i list przewozowy, ale nic o numerze nabywcy.
- Numer odbiorcy jest dziś nieważny. Ktoś sprawdza stałego klienta przy kolejnej fakturze i widzi status nieważny. Pada pytanie, od kiedy, i czy wcześniejsze faktury ze stawką 0% są bezpieczne. Ten scenariusz opisujemy szerzej w poradniku nieważny numer VAT UE po wysyłce towaru.
- Zmiana biura rachunkowego albo audyt. Nowa księgowa przegląda dokumentację eksportu i nie znajduje śladu sprawdzeń, bo poprzednia osoba sprawdzała numery w przeglądarce i nic nie zapisywała.
Jak odtworzyć dowód na dzień transakcji
Nie ma jednego dokumentu, który to załatwi, ale kilka razem tworzy obraz, który zwykle wystarcza do wykazania należytej staranności. Zacznij od tych, które masz od ręki, a po urzędowe sięgaj przy fakturach o dużej wartości.
| Źródło | Co pokazuje | Czas uzyskania | Siła dowodu |
|---|---|---|---|
| Historia sprawdzeń w programie księgowym | Wynik sprawdzenia z datą, jeśli program zapisuje historię | Od ręki | Dobra, gdy data pokrywa się z dostawą |
| Dzisiejsze sprawdzenie numeru z numerem konsultacji | Status w dniu sprawdzenia | Kilka sekund | Poszlaka, nie dotyczy dnia dostawy |
| Wcześniejsze i późniejsze potwierdzenia tego samego numeru | Ciągłość statusu przed i po dostawie | Od ręki, jeśli je masz | Mocna poszlaka |
| Zaświadczenie kontrahenta z jego urzędu | Datę rejestracji do VAT UE i ewentualnego wykreślenia | Od kilku dni do kilku tygodni | Dobra, dokument urzędowy innego kraju |
| Potwierdzenie z urzędu skarbowego, art. 97 ust. 17 ustawy o VAT | Identyfikację kontrahenta na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych | Tygodnie | Wysoka, pismo polskiego urzędu |
| Korespondencja, zamówienia, dokumenty przewozowe | Że nabywca podał numer VAT UE przed dostawą i że towar wyjechał | Od ręki | Uzupełniająca |
Kilka uwag do tej tabeli. Historia w programie księgowym istnieje tylko wtedy, gdy ktoś sprawdzał numer z poziomu programu, a nie w przeglądarce. Zaświadczenie od kontrahenta warto zamówić od razu, bo jego urząd nie ma żadnego interesu w pośpiechu. Wniosek do urzędu skarbowego ma sens przy fakturach, których wartość uzasadnia czekanie, a nie przy każdej z kilkuset drobnych dostaw. Krajowa Informacja Skarbowa udziela informacji o stosowaniu przepisów i korzysta z wymiany informacji z administracjami innych krajów, ale nie ma gwarancji, że ustali status na dzień sprzed wielu miesięcy.
Co sprawdzi kontrolujący przy stawce 0%
Artykuł 42 ustawy o VAT stawia przy dostawie wewnątrzwspólnotowej kilka warunków. Nabywca ma mieć ważny numer identyfikacyjny VAT UE nadany przez inny kraj Unii i podać go sprzedawcy, sprzedawca ma mieć dowody wywozu towaru i złożyć informację podsumowującą, która poprawnie wykazuje dostawę. Ważność numeru ocenia się na dzień dostawy. Dlatego dokument z tego dnia waży więcej niż kilka dokumentów z dni sąsiednich.
W praktyce kontrolujący patrzy na trzy rzeczy: czy numer na fakturze zgadza się z numerem w rejestrze kraju nabywcy, czy był ważny w dniu dostawy i czy sprzedawca zrobił to, czego można rozsądnie oczekiwać od uczciwego przedsiębiorcy, żeby to sprawdzić. Ten trzeci element, czyli należyta staranność, jest najczęściej sporny. Potwierdzenie z dnia dostawy rozstrzyga go od razu. Zestaw poszlak trzeba bronić w piśmie.
Potwierdzenie VIES z każdego dnia dostawy
Jedyny sposób, żeby nie wracać do tego problemu, to mieć zapis z każdego dnia, w którym wyjeżdża towar. Przy kilku odbiorcach da się to robić ręcznie: przed wystawieniem faktury sprawdzasz numer, generujesz potwierdzenie z numerem konsultacji i zapisujesz PDF przy fakturze. Przy kilkudziesięciu odbiorcach i dostawach co tydzień ten nawyk prędzej czy później się sypie, bo wystarczy jeden urlop, jedna pilna wysyłka albo jedna nowa osoba w dziale.
Dlatego większość eksporterów przechodzi na monitoring. Działa tak, że lista odbiorców jest sprawdzana automatycznie każdej nocy, a każde sprawdzenie zostaje w archiwum jako osobne potwierdzenie przypisane do kontrahenta i daty. Przy kontroli nie odtwarzasz niczego. Wybierasz odbiorcę, filtrujesz po dacie faktury i pobierasz dokument z tamtego dnia.
- Wpisujesz NIP swojej firmy w ustawieniach konta, żeby każde potwierdzenie miało numer konsultacji.
- Dodajesz odbiorców pojedynczo albo wgrywasz listę z programu fakturującego. Przy setkach numerów służy do tego masowa weryfikacja VAT UE z pliku.
- Każdej nocy sprawdzamy całą listę w rejestrach krajów kontrahentów i zapisujemy wynik z datą i godziną.
- Gdy status któregoś numeru zmieni się na nieważny, dostajesz mail rano, zanim ktoś wystawi kolejną fakturę ze stawką 0%.
Szczegóły działania listy i alertów opisujemy na stronie monitoring kontrahentów, a to, z jakich pól składa się sam dokument, na stronie potwierdzenie numeru VAT VIES.
Ile kosztuje mieć potwierdzenie na każdy dzień
Pojedyncze sprawdzenie w wyszukiwarce jest bez opłat. Płaci się za to, czego wyszukiwarka nie robi: codzienne sprawdzanie całej listy, zapis potwierdzeń z każdego dnia i alert przy zmianie statusu. W BiznesmeniEU plan Start obejmuje 50 monitorowanych numerów za 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, Eksport 500 numerów za 249 zł, a Biuro, z osobnymi teczkami dla klientów biura rachunkowego, 3 000 numerów za 499 zł.
Dla porównania warto policzyć drugą stronę. Przy jednej zakwestionowanej dostawie na 40 000 zł netto i stawce 23% różnica podatku to 9 200 zł, do tego odsetki. Roczny abonament w planie Start to mniej niż jedna taka różnica. Jeśli sprzedajesz do Unii regularnie, pytanie zwykle nie brzmi, czy się opłaca, tylko od którego dnia zaczynasz zbierać dowody. Plany porównasz w cenniku, a o tym, jak zbudować teczkę dowodów do kontroli, piszemy w poradniku weryfikacja VAT UE i dowód do kontroli.
Co zrobić dziś, jeśli brakuje Ci potwierdzeń
- Sprawdź teraz wszystkie numery odbiorców, którym w tym roku fakturowałeś ze stawką 0%, i zapisz wyniki z numerem konsultacji. Jeśli wszystkie są ważne, masz przynajmniej punkt odniesienia.
- Jeśli któryś numer jest dziś nieważny, wstrzymaj kolejne faktury ze stawką 0% dla tego odbiorcy i ustal z nim datę wykreślenia.
- Przy największych fakturach z okresu bez potwierdzeń poproś kontrahenta o zaświadczenie z jego urzędu i rozważ wniosek do urzędu skarbowego.
- Od jutra zapisuj potwierdzenie z dnia każdej dostawy, ręcznie albo przez monitoring, żeby luka się nie powiększała.
Pierwszy krok zrobisz w formularzu na górze tej strony. Pozostałe zajmują kilka minut po założeniu konta.