Dwa różne pytania do tego samego rejestru
Do systemu VIES Komisji Europejskiej można zadać pytanie na dwa sposoby. W pierwszym podajesz tylko numer kontrahenta i otrzymujesz informację, czy jest ważny, a jeżeli kraj nabywcy na to pozwala, także nazwę i adres. W drugim do zapytania dołączasz numer VAT UE własnej firmy jako wnioskodawcy. Odpowiedź wygląda podobnie, ale zawiera dodatkowy element: numer konsultacji.
Ta różnica wydaje się kosmetyczna, dopóki nie przyjdzie kontrola. Wtedy okazuje się, że pierwsze zapytanie pozostawia po sobie tylko to, co sam zapisałeś, a drugie ma ślad po stronie administracji. Krótkie porównanie znajdziesz na stronie potwierdzenie numeru VAT VIES. Tutaj omawiamy temat szerzej: skąd numer się bierze, co dokładnie oznacza i jakie problemy pojawiają się w praktyce.
Skąd bierze się numer konsultacji
System VIES nie jest jednym wspólnym rejestrem. To mechanizm, który przekazuje zapytanie do krajowej bazy numerów VAT w kraju kontrahenta i zwraca jej odpowiedź. Podstawą prawną wymiany jest rozporządzenie Rady nr 904/2010 o współpracy administracyjnej w dziedzinie VAT, które zobowiązuje państwa członkowskie do potwierdzania drogą elektroniczną ważności numerów identyfikacyjnych.
Gdy zapytanie zawiera numer wnioskodawcy, system rejestruje, kto pytał, o jaki numer, kiedy i jaką odpowiedź otrzymał. Identyfikatorem tego zdarzenia jest właśnie numer konsultacji, w wersji angielskiej nazywany consultation number. Komisja Europejska opisuje go jako sposób na wykazanie administracji podatkowej państwa członkowskiego, że dany numer został sprawdzony w określonym czasie i uzyskano określoną odpowiedź.
Warunkiem jest aktywny numer VAT UE pytającego. Firma, która nie jest zarejestrowana do transakcji wewnątrzwspólnotowych, numeru konsultacji nie otrzyma, choć nadal może sprawdzić status kontrahenta. Dla polskiego sprzedawcy oznacza to po prostu numer NIP z prefiksem PL, aktywny w rejestrze VAT UE.
Co zawiera potwierdzenie z numerem konsultacji
Kompletne potwierdzenie odpowiada na wszystkie pytania, które może zadać kontrolujący. Warto znać jego elementy, żeby od razu zauważyć, gdy któregoś brakuje.
| Element | Co oznacza | Na co zwrócić uwagę |
|---|---|---|
| Numer sprawdzanego kontrahenta | numer z kodem kraju, o który pytano | czy jest identyczny z numerem na fakturze |
| Status | numer ważny albo nieważny w chwili zapytania | status inny niż ważny wymaga wyjaśnienia przed fakturą |
| Nazwa i adres | dane z rejestru kraju nabywcy | niektóre kraje ich nie udostępniają |
| Data i godzina | moment zapytania | powinny być bliskie dniu dostawy |
| Numer wnioskodawcy | numer VAT UE firmy, która pytała | musi należeć do Twojej firmy |
| Numer konsultacji | identyfikator zapytania w systemie | bez niego dokument jest tylko zapisem wyniku |
Nazwa i adres w potwierdzeniu mają znaczenie szczególnie przy usługach. Rozporządzenie wykonawcze Rady nr 282/2011 w art. 18 pozwala usługodawcy uznać nabywcę za podatnika, gdy ten przekazał numer, a usługodawca uzyskał potwierdzenie ważności numeru wraz z nazwą i adresem. Gdy kraj nabywcy tych danych nie zwraca, warto zachować inny dokument potwierdzający tożsamość firmy.
Zrzut ekranu a numer konsultacji
Zrzut ekranu jest najpopularniejszym dowodem sprawdzenia, bo nie wymaga żadnych przygotowań. Ma jednak trzy słabości. Nie zawiera identyfikatora zapytania, więc nikt poza Tobą nie może potwierdzić, że zapytanie się odbyło. Często nie ma na nim daty, chyba że w kadrze zmieścił się zegar systemowy. Wreszcie obraz da się łatwo zmienić, więc kontrolujący może przyjąć go z ostrożnością.
Numer konsultacji odwraca tę sytuację. Nie musisz udowadniać, że obraz jest prawdziwy, bo informacja o zapytaniu istnieje po stronie administracji. Twoim zadaniem jest tylko przechowanie numeru razem z danymi zapytania. Zrzut ekranu nadal może się przydać jako uzupełnienie, na przykład gdy pokazuje nazwę firmy, której rejestr nie zwrócił w odpowiedzi tekstowej.
Jak uzyskać potwierdzenie krok po kroku
- Upewnij się, że Twoja firma ma aktywny numer VAT UE. Bez niego numer konsultacji nie powstanie.
- Wpisz własny numer jako numer wnioskodawcy. W BiznesmeniEU robisz to raz, w ustawieniach konta, i odtąd każde sprawdzenie jest wykonywane z tym numerem.
- Wybierz kraj kontrahenta i wpisz jego numer. Dla Irlandii Północnej przy towarach używa się prefiksu XI.
- Sprawdź, czy status jest ważny, i porównaj nazwę z danymi na zamówieniu.
- Zapisz potwierdzenie z numerem konsultacji i połącz je z numerem faktury albo zamówienia.
- Przechowuj dokument w archiwum firmy przez cały okres, w którym urząd może skontrolować rozliczenie.
Jak zorganizować ten krok w firmie, żeby nikt o nim nie zapominał, opisujemy w poradniku o weryfikacji VAT UE i dowodzie do kontroli.
Jak korzystać z numeru konsultacji po latach
Numer konsultacji nie jest publicznie wyszukiwalny. Nie ma strony, na której wpiszesz go i zobaczysz wynik sprzed trzech lat. Jego wartość polega na tym, że w razie sporu przedstawiasz go administracji podatkowej razem z kompletem danych, a ona może ustalić, czy takie zapytanie zostało zarejestrowane.
Z tego wynika praktyczna wskazówka: sam numer nie wystarczy. Przechowuj go razem z datą, godziną, numerem sprawdzanego kontrahenta, numerem wnioskodawcy i odpowiedzią. Dokument PDF zawierający wszystkie te dane w jednym miejscu jest wygodniejszy niż numer zapisany w arkuszu, bo nie wymaga odtwarzania kontekstu.
Typowe problemy z odpowiedzią rejestru
Kraj nie zwraca nazwy ani adresu
Część państw członkowskich udostępnia przez system VIES wyłącznie status numeru, bez nazwy i adresu. Dotyczy to na przykład Niemiec. Odpowiedź ze statusem ważny jest wtedy poprawnym potwierdzeniem numeru, ale nie potwierdza tożsamości firmy. Warto wtedy zachować dodatkowy dokument, na przykład umowę albo wyciąg z rejestru handlowego kraju nabywcy. O specyfice poszczególnych krajów piszemy w dziale kraje.
System krajowy chwilowo nie odpowiada
Bazy krajowe mają przerwy techniczne, a przy dużym obciążeniu odrzucają część zapytań. W odpowiedziach systemu VIES pojawiają się wtedy komunikaty o niedostępności państwa członkowskiego albo o przekroczonej liczbie jednoczesnych zapytań. Taki wynik nie oznacza, że numer jest nieważny. Oznacza, że odpowiedzi nie ma. Zapisz próbę i ponów ją później. U nas taki wynik ma osobny status, a my ponawiamy sprawdzenie.
Nazwa w rejestrze różni się od nazwy na zamówieniu
Rejestr może zawierać pełną nazwę prawną, a zamówienie nazwę handlową. Może też zawierać nazwę w języku kraju, inną niż wersja angielska używana w korespondencji. Rozbieżność odnotuj w dniu transakcji, a w razie wątpliwości poproś kontrahenta o wyjaśnienie na piśmie.
Numer ma zły format
Jeżeli numer nie pasuje do wzoru danego kraju, zapytanie w ogóle nie trafia do rejestru. Najczęstsze przyczyny to brak kodu kraju, spacje, kropki albo pomylony prefiks, na przykład EL zamiast GR dla Grecji. Wzory numerów omawiamy na stronie NIP EU sprawdzenie.
Kiedy potwierdzenie nie wystarczy
Numer konsultacji dowodzi, że w danym momencie numer był ważny. Nie zastępuje pozostałych warunków stawki 0%: dowodów wywozu towaru i prawidłowej informacji podsumowującej. Nie rozstrzyga też, czy transakcja była rzeczywista. Jeśli status zmienił się po dostawie, potwierdzenie z dnia transakcji jest najmocniejszym argumentem, a dalsze kroki opisujemy w poradniku o nieważnym numerze VAT po wysyłce.
Każde sprawdzenie VAT unijnego w BiznesmeniEU, wykonane z numerem wnioskodawcy w ustawieniach konta, kończy się potwierdzeniem z numerem konsultacji zapisanym w archiwum PDF.