Weryfikacja VAT UE kontrahenta, jak zachować dowód do kontroli

Dlaczego sam wynik sprawdzenia to za mało

Warunki stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów i znaczenie ważnego numeru nabywcy opisujemy na stronie weryfikacja VAT UE. Ten poradnik dotyczy czegoś innego: organizacji pracy. W wielu firmach numer kontrahenta sprawdza się prawidłowo, a mimo to przy kontroli nie da się tego wykazać. Ktoś sprawdził, ale nie zapisał. Zapisał, ale na swoim komputerze. Zapisał w poczcie, którą usunięto po odejściu pracownika.

Dowód z weryfikacji ma wartość tylko wtedy, gdy spełnia trzy warunki naraz. Odnosi się do konkretnej transakcji, ma datę zbliżoną do dnia dostawy i da się go odnaleźć po kilku latach bez pomocy osoby, która go utworzyła. Wszystko, co poniżej, służy temu, żeby te trzy warunki były spełnione bez wysiłku i bez polegania na czyjejś pamięci.

Podział ról w procesie sprzedaży do Unii

Weryfikacja zawodzi najczęściej wtedy, gdy każdy zakłada, że zrobił ją ktoś inny. Handlowiec myśli, że numer sprawdza księgowość. Księgowość myśli, że sprawdził go handlowiec przy przyjęciu zamówienia. Magazyn wysyła towar, bo zamówienie jest zatwierdzone. Prosty podział odpowiedzialności rozwiązuje ten problem.

W małej firmie wszystkie role może pełnić jedna osoba. Ważne jest to, żeby każdy etap był nazwany i miał swój ślad w dokumentach. W biurze rachunkowym, które obsługuje wielu eksporterów, ten sam podział warto ustalić z każdym klientem osobno. Opisujemy to szerzej na stronie weryfikacja kontrahentów dla biura rachunkowego.

Kiedy sprawdzać numer kontrahenta

Ustawa nie podaje godziny, o której trzeba sprawdzić numer. Mówi o numerze ważnym, który nabywca podał sprzedawcy, a dowód ma odpowiadać chwili dostawy. Z tego wynika praktyczna reguła: sprawdzenie powinno nastąpić jak najbliżej dnia, w którym powstaje obowiązek podatkowy. Dla wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest to co do zasady 15. dzień miesiąca następującego po dostawie albo wcześniejszy dzień wystawienia faktury, ale sama dostawa i jej dokumenty to moment, który kontrolujący będzie oglądał najpierw.

Dobrze działają trzy punkty kontrolne. Pierwszy przy zakładaniu kontrahenta, żeby nie przyjmować zamówień od firmy bez numeru. Drugi w dniu wysyłki albo wystawienia faktury, bo to on jest dowodem dla danej transakcji. Trzeci przed złożeniem informacji podsumowującej, żeby upewnić się, że w zestawieniu nie ma numeru, który w międzyczasie został unieważniony z datą wsteczną. Przy kilkudziesięciu odbiorcach ręczne pilnowanie drugiego punktu staje się uciążliwe, dlatego firmy przenoszą go na weryfikacja kontrahenta w trybie codziennym.

Co zapisać przy każdym sprawdzeniu

Kontrolujący nie pyta, czy numer był ważny. Pyta, skąd to wiadomo. Zapis powinien więc odpowiadać na wszystkie pytania, które mogą paść po kilku latach.

• Numer z kodem kraju dokładnie w tej postaci, w jakiej trafił na fakturę.
• Data i godzina sprawdzenia, bo sam dzień nie zawsze wystarcza, gdy status zmienił się w trakcie doby.
• Status zwrócony przez rejestr oraz nazwa i adres, jeżeli kraj nabywcy je udostępnia.
• Numer konsultacji, jeżeli zapytanie zawierało numer VAT UE Twojej firmy jako wnioskodawcy.
• Powiązanie z dokumentem sprzedaży, czyli numer faktury albo zamówienia, którego sprawdzenie dotyczy.
• Osoba, która sprawdzała, żeby było wiadomo, do kogo zwrócić się z pytaniem.

Gdy nazwa z rejestru różni się od nazwy na zamówieniu, odnotuj to od razu. Rozbieżność nie musi oznaczać problemu, bo firma mogła zmienić nazwę albo działać pod nazwą handlową, ale wyjaśnienie zapisane w dniu transakcji jest dużo mocniejsze niż odtwarzane po latach. Różnicę między zwykłym wydrukiem a dokumentem z numerem konsultacji opisujemy w poradniku o potwierdzeniu numeru VAT z numerem konsultacji.

Archiwum, które przetrwa zmianę księgowej

Dokumenty związane z rozliczeniem VAT przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce oznacza to co najmniej kilka lat, a w razie zawieszenia biegu przedawnienia jeszcze dłużej. Przez ten czas w firmie zmieniają się ludzie, programy i dyski. Archiwum potwierdzeń trzeba więc zaprojektować tak, jakby osoba, która je założyła, już w firmie nie pracowała.

Sprawdzają się trzy zasady. Potwierdzenia leżą w jednym miejscu dla całej firmy, a nie w skrzynkach pocztowych pracowników. Każdy plik ma nazwę, z której wynika data, kraj, numer kontrahenta i numer dokumentu sprzedaży. Archiwum ma kopię poza głównym systemem, bo awaria jednego programu nie może zabrać dowodów za kilka lat. W BiznesmeniEU każde sprawdzenie trafia do archiwum potwierdzeń PDF przypisanego do kontrahenta, z którego pobierasz pliki do własnej dokumentacji.

Procedura wewnętrzna krok po kroku

Spisana procedura nie jest wymagana przepisami, ale bardzo pomaga przy kontroli. Pokazuje, że weryfikacja jest stałą praktyką, a nie jednorazowym zrywem. Wystarczy jedna strona tekstu, która odpowiada na pytania kto, kiedy i gdzie.

1. Nowy kontrahent z innego kraju Unii podaje numer VAT UE na piśmie, w zamówieniu, umowie albo wiadomości.
2. Dział sprzedaży sprawdza format numeru i jego status, a wynik zapisuje w kartotece kontrahenta.
3. Kontrahent z ważnym numerem trafia na listę stałych odbiorców, która jest sprawdzana regularnie.
4. W dniu wysyłki albo wystawienia faktury osoba wystawiająca dokument zapisuje aktualne potwierdzenie i łączy je z numerem faktury.
5. Status inny niż ważny wstrzymuje fakturę ze stawką 0% do czasu wyjaśnienia z kontrahentem.
6. Na koniec miesiąca księgowość sprawdza, czy każda dostawa ma dowód, i porównuje informację podsumowującą z potwierdzeniami.
7. Każde odstępstwo od procedury, na przykład wysyłka mimo awarii rejestru, ma krótką notatkę z uzasadnieniem.

Lista kontrolna przed zamknięciem miesiąca

Lista kontrolna przenosi procedurę z papieru do codziennej pracy. Księgowość przechodzi ją raz w miesiącu dla każdego kontrahenta unijnego, któremu w tym okresie coś sprzedano.

• Każda faktura ze stawką 0% albo z adnotacją odwrotne obciążenie ma potwierdzenie z dnia zbliżonego do dostawy.
• Numer na fakturze jest identyczny z numerem na potwierdzeniu, łącznie z kodem kraju.
• Dla każdej dostawy towarów są dowody wywozu, a ich brak jest odnotowany z terminem uzupełnienia.
• Żaden kontrahent z listy nie zmienił statusu w trakcie miesiąca, a jeśli zmienił, transakcje po tej dacie są opisane.
• Rozbieżności nazwy i adresu mają notatkę z wyjaśnieniem.

Kontrola krzyżowa informacji podsumowującej

Informacja podsumowująca VAT-UE nie trafia do szuflady. Administracje podatkowe krajów Unii wymieniają się danymi z takich zestawień, więc Twoja dostawa do odbiorcy w innym kraju zostaje porównana z tym, co tamta administracja wie o nabywcy. Jeżeli w Twojej informacji jest numer, którego tamten kraj nie zna albo który był nieaktywny, rozbieżność może wywołać pytanie z urzędu skarbowego.

Dlatego przed złożeniem warto zrobić własne porównanie. Zestaw wszystkie pozycje informacji z potwierdzeniami z archiwum: numer z kodem kraju, sumę dostaw w okresie i datę sprawdzenia. Każda pozycja bez potwierdzenia albo z innym numerem wymaga wyjaśnienia przed wysyłką deklaracji, a nie po niej. Gdy błąd wyjdzie po złożeniu, ustawa przewiduje korektę i pisemne wyjaśnienie, co opisujemy w poradniku o tym, co zrobić z nieważnym numerem po wysyłce.

Szybkie sprawdzenie VAT unijnego jednego numeru zajmuje chwilę, ale proces opisany wyżej sprawia, że wynik takiego sprawdzenia rzeczywiście obroni się przy kontroli.