Trzy drogi wejścia wspólnika z zagranicy
Spółka z udziałem zagranicznym to w polskim prawie zwykła spółka z o.o., w której co najmniej jeden udział należy do osoby albo firmy z innego kraju. Kodeks spółek handlowych nie tworzy dla niej osobnej kategorii. Inne są tylko dokumenty, które trzeba przygotować, i kilka obowiązków po rejestracji. Nowy wspólnik może wejść do spółki na jeden z trzech sposobów.
- Udział od początku. Wspólnik z innego kraju podpisuje umowę spółki razem z polskimi założycielami i od pierwszego dnia figuruje w rejestrze.
- Zakup udziałów od obecnego wspólnika. Kapitał zakładowy się nie zmienia, zmienia się tylko właściciel części udziałów. Spółka nie dostaje pieniędzy, dostaje je sprzedający.
- Objęcie nowych udziałów w podwyższonym kapitale. Wspólnicy uchwalają podwyższenie kapitału, a nowy udziałowiec obejmuje utworzone udziały i wnosi wkład do spółki.
Wybór drogi zależy od celu. Gdy inwestor ma sfinansować rozwój, naturalne jest podwyższenie kapitału, bo pieniądze trafiają do spółki. Gdy założyciel chce częściowo wyjść z biznesu, prostsza jest sprzedaż udziałów. Warto też zajrzeć do umowy spółki, bo często ogranicza zbycie udziałów zgodą zarządu, zgromadzenia albo prawem pierwszeństwa pozostałych wspólników.
Forma dokumentów u notariusza i w S24
Każda z trzech dróg ma swoją formę, której nie da się pominąć. Umowa spółki wymaga aktu notarialnego, chyba że spółkę zawiązuje się przez system S24 na wzorcu umowy. Umowa zbycia udziałów wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 Kodeksu spółek handlowych). Podwyższenie kapitału przez zmianę umowy spółki to uchwała w formie aktu notarialnego (art. 255), a oświadczenie nowego wspólnika o objęciu udziałów składa się na piśmie z podpisem notarialnie poświadczonym (art. 259).
| Droga wejścia | Wymagana forma | Dokąd trafiają pieniądze | Co zgłaszasz w KRS |
|---|---|---|---|
| Udział od założenia | Akt notarialny albo umowa w S24 | Do spółki jako wkład | Wpis nowej spółki |
| Zakup udziałów | Pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi | Do sprzedającego wspólnika | Nowa lista wspólników, zmiana danych wspólnika z co najmniej 10% |
| Podwyższenie kapitału | Uchwała w akcie notarialnym, oświadczenie o objęciu z podpisem poświadczonym | Do spółki jako wkład | Zmiana umowy i kapitału, nowa lista wspólników |
Spółka zawiązana przez S24 może część zmian przeprowadzić elektronicznie, ale tylko w granicach, na które pozwala system. Gdy umowa ma zawierać zapisy spoza wzorca, na przykład szczególne uprawnienia inwestora albo ograniczenia zbycia udziałów, i tak trzeba będzie pójść do notariusza.
Pełnomocnictwa, tłumaczenia i uwierzytelnienie dokumentów
Wspólnik z innego kraju rzadko przyjeżdża na każde podpisanie. Najczęściej działa przez pełnomocnika w Polsce. Pełnomocnictwo musi mieć co najmniej taką formę, jakiej wymaga sama czynność (art. 99 Kodeksu cywilnego), więc do zakupu udziałów potrzebne jest pełnomocnictwo z podpisem notarialnie poświadczonym, a do głosowania na zgromadzeniu wystarczy forma pisemna.
Dokument podpisany za granicą wymaga zwykle tłumaczenia przysięgłego na język polski, zanim trafi do akt rejestrowych. Część dokumentów musi być dodatkowo opatrzona klauzulą apostille, a część krajów i rodzajów dokumentów jest z tego zwolniona na mocy umów międzynarodowych i przepisów unijnych. Zasady zależą od rodzaju dokumentu i państwa, w którym powstał, dlatego przed podpisem ustal z notariuszem w Polsce, czego będzie potrzebował. Gdy wspólnikiem jest zagraniczna spółka, dochodzi aktualny odpis z rejestru jej kraju, który pokazuje, kto może ją reprezentować.
Lista wspólników i wniosek do KRS
Po każdej zmianie w składzie udziałowców zarząd składa do sądu rejestrowego nową listę wspólników z liczbą i wartością nominalną udziałów każdego z nich (art. 188 § 3 Kodeksu spółek handlowych). Wniosek składa się wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych. Zmiany danych spółki zgłasza się w terminie 7 dni od zdarzenia, a podwyższenie kapitału trzeba zgłosić w ciągu 6 miesięcy od uchwały, inaczej uchwała przestaje wiązać.
Kolejność kroków przy przyjęciu wspólnika przez podwyższenie kapitału wygląda zwykle tak.
- Sprawdzenie umowy spółki pod kątem ograniczeń, prawa pierwszeństwa i trybu podwyższenia.
- Uzgodnienie warunków z inwestorem: liczba udziałów, cena emisyjna, ewentualne szczególne uprawnienia.
- Przygotowanie pełnomocnictw, tłumaczeń i odpisu z zagranicznego rejestru, jeśli wspólnik jest spółką.
- Uchwała o podwyższeniu kapitału w akcie notarialnym.
- Oświadczenie nowego wspólnika o objęciu udziałów i wniesienie wkładu.
- Wniosek do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych z nową listą wspólników i tekstem jednolitym umowy.
- Zgłoszenie zmiany do CRBR, jeśli zmienia się beneficjent rzeczywisty.
- Rozliczenie podatku od czynności cywilnoprawnych od zmiany umowy spółki.
W odpisie z KRS imiennie widać tylko wspólników, którzy mają co najmniej 10% kapitału zakładowego. Mniejszy zagraniczny udziałowiec będzie więc obecny na liście w aktach, ale nie w samym odpisie.
Beneficjent rzeczywisty w CRBR
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych zbiera dane osób fizycznych, które ostatecznie kontrolują spółkę, w tym tych, które mają bezpośrednio albo pośrednio ponad 25% udziałów lub głosów. Gdy wspólnikiem jest zagraniczna spółka, w CRBR nie wpisuje się jej samej, tylko osoby, które za nią stoją. Ustalenie tego łańcucha bywa najtrudniejszą częścią całej procedury, zwłaszcza gdy inwestor działa przez kilka szczebli spółek.
Zmianę zgłaszają osoby uprawnione do reprezentacji polskiej spółki, w terminie 14 dni roboczych od jej zaistnienia, elektronicznie i z podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym. Beneficjent bez numeru PESEL jest identyfikowany obywatelstwem i datą urodzenia. Za brak zgłoszenia albo podanie niezgodnych danych ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy przewiduje karę pieniężną.
Podatki i identyfikator podatkowy wspólnika
Wspólnik z zagranicy nie musi mieć polskiego NIP tylko dlatego, że ma udziały. Identyfikator staje się potrzebny, gdy pojawiają się jego własne obowiązki podatkowe w Polsce. Kupujący udziały co do zasady płaci podatek od czynności cywilnoprawnych od umowy sprzedaży, a przy podwyższeniu kapitału podatek od zmiany umowy spółki rozlicza sama spółka. Osoba fizyczna bez PESEL, która nie prowadzi działalności, składa zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7, a zagraniczna spółka na formularzu NIP-2.
Przy wypłacie dywidendy dla wspólnika z innego kraju spółka pełni rolę płatnika i musi ustalić, czy stosuje stawkę z ustawy, z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, czy zwolnienie dla spółek z Unii. To wymaga dokumentów od wspólnika, w tym certyfikatu rezydencji, więc warto je zebrać od razu przy przyjęciu do spółki.
Nieruchomości i kontrola niektórych inwestycji
Spółka kontrolowana przez cudzoziemców może być traktowana jak cudzoziemiec w rozumieniu ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Wtedy zakup nieruchomości, a także nabycie udziałów w spółce, która nieruchomość ma, może wymagać zezwolenia ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Obywatele i przedsiębiorcy z Europejskiego Obszaru Gospodarczego i ze Szwajcarii są w większości przypadków z tego obowiązku zwolnieni, z osobnymi regułami dla gruntów rolnych.
Drugi obszar to kontrola niektórych inwestycji. W określonych sektorach i przy przekroczeniu progów udziału nabycie znacznego udziału w spółce, w szczególności przez inwestora spoza Unii, EOG i OECD, wymaga uprzedniego zawiadomienia organu kontroli. Dla typowej spółki handlowej czy usługowej z inwestorem z innego kraju Unii ten obowiązek zwykle nie powstaje, ale przy energetyce, telekomunikacji czy przetwarzaniu danych warto to sprawdzić przed podpisem.
Jak takie spółki widać w rejestrze i w naszym katalogu
Publiczne rejestry pokazują udziałowca z jego nazwą, a przy spółce także z krajem i numerem rejestru. Z tych danych budujemy katalog spółek z udziałem zagranicznym, w którym kraj wspólnika pojawia się tylko wtedy, gdy wynika wprost z rejestru, i zawsze z podpisem, skąd go wiemy. Nie zgadujemy kraju po brzmieniu nazwiska ani po nazwie firmy. Opis źródeł i tego, czego dane nie mówią, jest w metodologii.
W katalogu przejrzysz polskie spółki ze wspólnikami z konkretnego kraju, na przykład na stronach Niemiec i Czech. Gdy szukasz partnera albo chcesz sprawdzić, kto stoi za nowym wspólnikiem, zacznij od numeru jego firmy. Sprawdzenie VAT unijnego pokaże status w rejestrze kraju tej spółki, a raport o kontrahencie dołoży historię statusu i powiązania z polskimi spółkami według rejestrów publicznych.